Продолжают действовать наказания для юридических лиц за отсутствие необходимых документов: в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ штрафы компаний в этом случае будут достигать 300 тысяч рублей.
Самое разумное решение — приводить архивы в порядок сразу, до начала проверок госорганов. И дело не только в том, что услуги специализированной компании обойдутся дешевле, чем штрафы. Идеальный архив позволяет сокращать операционные издержки, экономит время сотрудников и повышает эффективность их работы. Оперативный документооборот может также помочь компании получать специальные условия от поставщиков и повысить скорость обслуживания клиентов. Одним словом, интеллектуальный архив может стать конкурентным преимуществом компании на рынке.
Андрей Николенко, директор департамента ДОУ и архивной обработки ОСГ Рекордз Менеджмент, Россия:
«Для приведения архива в порядок необходимо привлекать профессионалов: не просто архивистов, но также методистов. Они проведут экспертизу ценности, систематизируют и сформируют документы. А кроме того, эксперты по архивному делу могут в короткий срок изучить законодательную базу относительно хранения документов для определённой отрасли бизнеса и разработать систему документооборота и формирования архива».
Обращение в профессиональную компанию по хранению и управлению документами позволяет создать эффективный архив в самые короткие сроки. ОСГ проводит архивную обработку документов в любом объёме. Архивы в тысячи папок корона могут быть систематизированы и описаны в срок до 2-х недель, и быстрее, в то время, как систематизация архива такого же объёма своими силами займёт у компании несколько месяцев работы сотрудников.
Для успеха компаниям нужно передать хранение документов на аутсорсинг: это экономит место в офисе, сокращает фонд заработной платы и даёт компании много других операционных преимуществ. Компания ОСГ гарантирует, что документы будут надёжно защищены в профессиональном архивном хранилище, доступ к ним будет строго контролироваться, а получить скан-образы или оригиналы любых документов можно будет в нужный и согласованный клиентом срок.
С самыми большими трудностями бухгалтеры обычно сталкиваются при получении первичных учётных документов от контрагентов: накладных, счет-фактур, актов и других. Партнёры часто присылают документы позже установленных сроков, иногда документы оказываются ошибочными, и их приходится запрашивать заново. Оптимальное решение для повышения скорости процесса — создание электронного архива документов. Благодаря ему управление документами ускоряется в разы.
ОСГ Рекордз Менеджмент уже 18 лет помогает организациям превращать архив в ценный актив. Надёжное хранение документов крупнейших компаний ОСГ Рекордз Менеджмент обеспечивает по всей России — от Калининграда до Петропавловска-Камчатского.
ПРИМЕЧАНИЯ
ОСГ является лидером в сфере хранения и управления документами и информацией, услуг, необходимых для компаний, работающих в странах СНГ и ЕС. Имея за плечами 40-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает более 3000 клиентов в регионах и за рубежом. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 3 миллиардов документов в 7 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя хранение документов, сканирование документов, создание электронных архивов, экологичное уничтожение документов, создание резервных копий данных и многое другое.
@osgrm