Архивное делопроизводство в организации

Комплекс процедур, направленных на обеспечение архивного хранения документов, оформление официальных бумаг, называется архивным делопроизводством. Порядок хранения документов в организации определяется на основании локальных нормативных актов, принимаемых с учетом требований законодательства.

Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Заказать расчет стоимости

Документы и дела направляются в архив в соответствии с описями, которые сформированы в структурных подразделениях (п. 4.31 Правил). Описи сдаются в архив в течение года после окончания архивного делопроизводства. Они при этом составляются отдельно в отношении документов:

бумажных (обособленно — постоянного, временного хранения);

электронных (также постоянного и временного хранения).

Непосредственно передача на хранение дел в архив производится по графику, определенному руководством структурных подразделений и организации (п. 4.33 Правил).

Как происходит подготовка передачи документов в архив?

В рамках архивного делопроизводства документы необходимо подготовить к передаче в архив:

Проверить корректность формирования дел, структуры и состав описей на предмет соответствия номенклатуре, принятой на предприятии;
Принять - передать дела.

При подготовке документов важно:

уделить внимание качеству комплектования (сшивания, переплетения) документов и дел;

производить перепроверку содержания описей дел, так как если в них будут ошибки, то документы будут учтены некорректно на стадии перемещения в архив или приемки;

необходимым образом детализировать задачи, связанные с подготовкой документов и дел, для ответственных работников структурных подразделений и обеспечить решение таких задач вне периодов выполнения работниками основных производственных операций.

Подготовленные документы можно установленным образом передать в архив.

Что нужно учесть при передаче документов на хранение в архив?

Передача документов на хранение требует уделить внимание:

1. Документированию фактов, отражающих перемещение документов.

Предусмотрено применение большого количества разновидностей регистров для учета поступления и выбытия документов в архиве. В их числе (п. 3.15 Правил):

опись;

акты приема-передачи дел на хранение;

книга учета поступления и выбытия документов;

реестры описей.

2. Своевременному проведению экспертизы ценности документов.

Соответствующая экспертиза проводится уже на стадии формирования номенклатуры дел на предприятии, а также при подготовке документов к направлению в архив (п. 4.10 Правил). Периодичность экспертизы — раз в год (п. 4.11 Правил).

Соответствующее закону и локальным регламентам хранение документов в организации способствует, прежде всего, эффективному документообороту, повышению качества ведения учета и отчетности.

На что обратить внимание при организации архивного делопроизводства?

Следует внимательно отнестись к архивному делопроизводству на предприятии, не пренебрегая законодательными предписаниями о направлении документации в архив в установленные сроки.

Работа с архивом документов в электронном виде требует особого подхода к организации безопасности доступа к данным. Необходимо иметь корректно работающие технические средства для проверки документов, подлинности ЭЦП, правомерности получения доступа к ним тех или иных сотрудников.

Для организации архивного делопроизводства в организации от лидера архивной индустрии звоните по телефону: 8 800 200 10 10

Задать вопрос

Назад к списку