Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Конфиденциальное уничтожение бухгалтерских документов защищает ваши данные от возможности их использования мошенниками или конкурентами.
Используйте офисное пространство правильно и не несите расходы на хранение документов, которые уже можно уничтожить.
ОСГ работает во всех городах России и предлагает услугу Конфиденциальное уничтожение бухгалтерских документов любого объема.
Уничтожение бухгалтерских документов
Ведение бухгалтерской документации — один из важнейших бизнес-процессов любой компании. Ежедневно в бухгалтерский отдел поступают документы самых разных типов. Но вопросы хранения и уничтожения документации не являются профильными для сотрудников бухгалтерии. Работа с архивом документов бухгалтерского отдела — отдельный, сложный пласт задач. Его масштаб обусловлен как объемом поступающей документации, так и требованиями законодательства относительно того, когда и как должно производиться уничтожение бухгалтерских документов.
Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения требует знания нормативно-правовых актов. Основная законодательная база о хранении и уничтожении бухгалтерских документов описывается двумя законодательными актами:
- Федеральный закон N 129 "О бухгалтерском учете". Обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
- "Налоговый кодекс Российской Федерации" предписывает налогоплательщикам в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
Отдельный часто задаваемый вопрос — уничтожение первичных документов. Любая проводимая компанией операция сопровождается оправдательными документами, служащими для первичного учета при ведении бухгалтерии. Соответственно, объем такой документации очень велик и нарушение своевременного ее уничтожения – чревато созданием хаоса и перегрузкой бухгалтерского архива. Важно своевременно уничтожать всю первичную документацию с истекшим сроком хранения!
Опасность несвоевременного уничтожения бухгалтерских документов
Статья 120 «Налогового кодекса Российской Федерации» гласит, что отсутствие требуемых первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым налоговым правонарушением.
Государством не регламентированы максимальные сроки того, сколько должен храниться тот или документ. Оговариваются только минимальные сроки хранения. Окончательное же решение об уничтожении документов с истекшим сроком годности принимает руководство компании. Если бухгалтерский документ с истекшим сроком хранения еще может служить для подтверждения каких-либо финансовых операций, его удобно сохранить в Клиентском Портале. Таким образом документация гарантированно сохранится и будет в любой момент доступна для работы.
Аусторсинг при уничтожение бухгалтерского архива — часть комплексной программы ОСГ по работе с документацией структурных подразделений всех сфер бизнеса.
Важно помнить: бухгалтерская документация — это и документы в бумажном формате, и электронная база данных документов. Хранение такой документации в электронном формате регламентировано статьей 29 Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете». «…средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».
Уничтожение данных в электронном формате производится с применением спецсредств, обеспечивающих удаление данных с информационных носителей без возможности их восстановления.
Бухгалтерские и налоговые документы могут служить источником Персональных данных! В этом случае их хранение и уничтожение регламентировано требованиями законодательства по работе с Персональными данными. Уничтожение кадровых документов – сложный и многоступенчатый процесс, требующий высокой квалификации исполнителей.
Преимущества клиентов ОСГ при уничтожении бухгалтерской документации:
- Сотрудники бухгалтерии освобождаются от непрофильной деятельности по обработке документации;
- Исключен риск нарушения действующего законодательства, ошибочного уничтожения документов;
- Оперативность обработки и уничтожения документов.
Как уничтожаются бухгалтерские документы
Закажите в ОСГ экспертизу ценности документов своего архива. В ходе экспертизы архивисты ОСГ опишут ваши документы и сроки их хранения.
Конфиденциальное уничтожение документов в центрах ОСГ осуществляется на промышленном шредере с соответствующим уровнем секретности.
После конфиденциального уничтожения документов для фискальных органов выдается акт об уничтожении. Уничтожая документы конфиденциально в ОСГ, вы получаете сертификат экоменеджмента.
Установите в отделе бухгалтерии, кабинете руководителя, финансовом департаменте, возле принтеров контейнеры для своевременного конфиденциального уничтожения бухгалтерских документов.
