Правильное хранение документов

Как правильно хранить документы? Документы предприятия подлежат хранению и архивированию в установленном порядке. Данные процедуры регулируются нормативно-правовыми актами, а также локальными правилами. Рассмотрим архивное хранение документов, как правильно хранить документы в организации, какие документы подлежат хранению, и что делать, если срок хранения документов истек.

Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Заказать расчет стоимости

Зачем хранить и архивировать документы?

В любой организации есть архивные документы. С точки зрения закона это бумажные или электронные носители информации с реквизитами для идентификации, подлежащие хранению из-за значимости данной информации (ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Все хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы в течение установленных законом сроков (ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

Архивирование документов — это комплекс процедур, обеспечивающих длительное хранение документов на основании системных правил, определенных нормативными и локальными регламентами. Необходимость в архивировании документов возникает, если их в силу предписаний законодательства или действия внутренних нормативов организации необходимо надежно сохранить в течение установленного срока.

Для чего нужен архив документов?

Архив организации — то место, в котором созданы условия для длительного хранения документов. Правила работы с архивом каждое предприятие может устанавливать самостоятельно — но с учетом тех норм, что содержатся в нормативной базе. Так, регламенты хранения документов в организации могут быть отражены в положении об архиве предприятия. В целях его исполнения издаются необходимые должностные инструкции и руководства.

Система хранения и архивирование документов в организации должна учитывать специфику ее деятельности, организационную структуру, особенности ведения документооборота и делопроизводства.

Рассмотрим подробнее, как организовать хранение документов в архиве предприятия и изучим, какие документы хранятся в архиве организации в соответствии с предписаниями законодателя.

Каким должен быть архив?

Целесообразно сформировать специальное подразделение предприятия, ответственное за ведение архива. Хранение документов в архиве, функционирующем на уровне данного подразделения, обеспечивается за счет (п. 2.15 Правил по приказу Минкультуры России от 31.05.2015 № 526):

использования архивохранилищ, оснащенных подходящим оборудованием для размещения документов;

оборудования помещений средствами пожаротушения, сигнализациями;

обеспечения соблюдения режимов безопасности эксплуатации и доступа в помещение;

поддержания оптимальной температуры, влажности, яркости света в помещении;

проведения санитарно-гигиенических мероприятий.

Основное место хранения документов — архивохранилище, должно соответствовать установленным требованиям. Оно должно быть отделено от производственных, бытовых помещений, не иметь с ними общей вентиляции (п. 2.17 Правил). Оснащаться металлическими стеллажами, шкафами либо контейнерами (п. 2.21 Правил).

Нормативные климатические показатели в архивохранилище:

температура 17-19 градусов, влажность — 50-55% для хранения бумажных документов;

температура 8-18 градусов, влажность 45-65% — для хранения электронных документов на дисковых накопителях;

температура 10-23 градуса, влажность 20-50% - для хранения данных на оптических дисках (п. 2.25 Правил).

Наряду с архивохранилищем в архиве предприятия должны быть предусмотрены:

помещение для приема, временного размещения документов;

помещение для чтения, обработки документов;

рабочие комнаты специалистов, обеспечивающих функционирование архива.

Обустроенный должным образом архив организации в установленном порядке наполняется документами. Вместе с тем, далеко не во всех случаях их хранение осуществляется только в архиве.

Какие документы подлежат хранению в архиве и вне его?

Организация хранения документов в делопроизводстве требует, прежде всего, учета сроков, в течение которых документы должны храниться.

В деятельности организации или ИП может задействоваться широкий перечень документов различного типа. Существуют перечни документов, в отношении которых законодательно определены сроки их хранения:

перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000 года — применяемый в отношении документов, по которым делопроизводство окончено не позднее 31.12.2009 года;

перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 — применяемый в отношении документов, использованных начиная с 01.01.2010 года.

Указанными нормативами, в том числе определено то, какие документы хранятся постоянно.

Можно выделить два вида хранения документов:

внутри структурного подразделения (где осуществлено делопроизводство);

в архиве организации.

Если документ в соответствии с указанными выше нормативами должен храниться не более 10 лет, то его необходимо хранить в структурном подразделении, а по истечении срока хранения — уничтожить (п. 2.3 Правил по приказу № 526). Хранение документов в архиве в данном случае не предусматривается.

В свою очередь, какие документы подлежат архивированию? Если срок хранения документов — более 10 лет, то их нужно сдать в архив предприятия через 1-3 года по окончании делопроизводства (п. 4.1 Правил). Если документы требуется хранить постоянно, то необходимо провести архивирование документов по окончании года, в котором они были заведены, при условии окончания делопроизводства (п. 4.19 Правил).

Что делать, когда срок хранения документа истек?

Документ с истекшим сроком хранения необходимо уничтожить, оформив данную процедуру в установленном порядке. В этих целях составляются акты о выделении документов к утилизации, а также о фактической утилизации (п. 4.13 Правил по приказу № 526, Методические рекомендации по приказу Росархива от 25.12.2020 № 199).

В аналогичном порядке уничтожаются электронные документы. Фактическое «стирание» файлов происходит с использованием программно-технических решений, исключающих возможность восстановления данных.

Для правильного хранения документов, соблюдения всех норм и поддержания порядка обратитесь в архивную компанию ОСГ. Эксперты компании решат все ваши вопросы, связанные с документами.

Узнайте подробнее о хранении документов по телефону: 8 800 200 10 10

Задать вопрос

Назад к списку