Организация архивного хранения документов

Организация архивного хранения документов — важный аспект управления информацией и документооборотом как на государственном, так и на корпоративном уровне.

Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Заказать расчет стоимости

Зачем нужна организация архивного хранения документов?

Организация архивного хранения документов обеспечивает сохранность и доступность информации, гарантирует соблюдение прав и законных интересов граждан, бизнеса и государства.

Соблюдение законодательства;

Сохранность информации;

Быстрый доступ к документам;

Защита прав и интересов.

Процедура организации архивного хранения документов

Соблюдение следующих шагов поможет компании эффективно организовать архивное хранение документов.

Разработка нормативно-методических документов. Организации необходимо разработать и утвердить внутренние документы, регламентирующие процесс архивного хранения в соответствии с действующим законодательством.
Определение сроков хранения согласно законам и нормативно-правовым актам. Сроки хранения документов зависят от категории документов: временного и постоянного хранения.
Формирование архивных фондов. Документы для архивного хранения систематизируются и передаются в архивные фонды организации.
Обеспечение условий хранения. Для сохранности документов важно обеспечить необходимые условия хранения, включая защиту от физического и химического воздействия и от несанкционированного доступа.

Ответственность и штрафы за неправильное хранение документов

Ненадлежащее архивное хранение приводит к серьезным юридическим и финансовым последствиям:

Административные штрафы от пяти до десяти тысяч рублей за несоблюдение норм хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Гражданско-правовая ответственность в виде компенсации ущерба при утере или порчи документов.

Уголовная ответственность за умышленное сокрытие, уничтожение или повреждение документов и непредставление налоговой службе. В качестве наказания назначается штраф в размере до двухсот тысяч рублей, исправительные или принудительные работы, лишение свободы на срок до одного года.

Для соблюдения законодательных требований, максимальной оптимизации рабочего процесса и минимизации рисков требуется тщательная проработка всех аспектов архивного хранения документов. По вопросам организации хранения документов получите консультацию экспертов ОСГ по телефону: 8 800 200 10 10.

Фотогалерея

Задать вопрос

Назад к списку