А.В. Пшенко
К.и.н., доцент,
Заведующий кафедрой Документоведения и ДОУ
Государственного университета управления,
член Гильдии управляющих документацией
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на различные сроки хранение в зависимости от проведенной оценки их информационной ценности. Хранение документов в течение длительных сроков с ограничением доступа к ним и максимальным исключение их порчи или несанкционированного изъятия и называется, как правило, архивным хранением. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного исследователя вопроса.
ПРОШЛОЕ: Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят в России к X веку, появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями документов и книгами в ней не проведено. (1)
С появлением системы государственных учреждений - приказов, значительно усовершенствовалась и система ведомственного хранения документов, их учета и использования. К XVI веку, крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.
О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, т.к. генеральные (единовременные) описания стали проводиться только после освобождения Москвы от интервентов в 1614-1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам.
В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле, как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, так, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности, но никаких нормативов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно.
Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.
16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив организации.
Положения о ведомственных архивах были развиты в 44 главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым документы текущего делопроизводства отделялись от архивных документов, создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, вводилась и должность специалиста-архивариуса.
В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.
Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, но только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, он получил штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя - асессора П.Курбатова - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирование сети архивов, принимающих на постоянное государственное хранение имеющие научное историческое значение документы юридических и физических лиц.
В течение XVIII -XIX веков росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись. Уделялось внимание и вопросам обеспечения сохранности документов, так указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости», архивохранилища было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., был категорически запрещен.
Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета е.и.в. Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором были даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить». Таким образом, было начало экспертизы ценности дел и документов. В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5-20 лет), кратковременное (1-3 года).
С середины XIX века ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Следствием такой политики в области архивного дела явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX веков, потерявших практическую ценность. Документы за более ранние периоды собирались в исторические архивы, также подчиненные различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки.
Предложения по созданию единой государственной системы архивного дела была поддержана правительством только в XX веке. 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся архивистами проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ); одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления архивным делом в республике был создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.
В течении длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ - дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В 1930 г. было заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Оформление единого Государственного архивного фонда СССР было завершено в марте 1941 г., была унифицирована и сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. В последующий период процесс создания новых государственных архивов и реорганизации их структуры продолжился. (2)
Таким образом, была создана разветвленная сеть архивных органов и государственных архивов, хранящих документальные памятники Архивного Фонда страны и жестко подконтрольная им практически всеобъемлющая система учрежденческих архивов и архивчиков, обязанных хранить за свой счет документы, не включенные в Архивный Фонд, но требующие временного или постоянного сохранения.
НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ: Законом об Архивном деле 2004 г. (3) в работу с документами прочно вошло понятие о владельцах архивных документов как о государственных органах, органах местного самоуправления либо юридических или физических лицах, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом (или договором). Вместе с тем, статьей 17 данного Закона установлено, что «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов».
Практически решение этого вопроса возможно в трех вариантах и владелец документов, естественно, не входящих в понятие памятников истории и культуры, вправе в настоящее время выбрать один из них:
- наиболее традиционный, это создание собственных архивохранилищ документов, оснащенных соответствующим оборудованием и укомплектованных необходимым штатом сотрудников;
- создание «в складчину» с другими владельцами единого финансового фонда и оборудование объединенного архива с общим штатом сотрудников (4)
- передача документов на аутсорсинговое хранение в специализированные коммерческие организации (фирмы), профессионально специализирующиеся на сохранении документов в соответствии с мировыми стандартами обеспечения их безопасности и сохранности.
Эта информационная услуга, которая не могла существовать при тоталитарной государственной системе управления, тем более в сфере архивного дела, оказалась весьма востребованной. В настоящее время количество коммерческих и государственных организаций, желающих обеспечить максимальную защищенность своих документов и минимизировав при этом риски утраты необходимой информации, постоянно растет.
Рост потребности обусловил и рост предложений, таких коммерческих фирм, успешно ведущих бизнес в области организации хранения документов сторонних организаций на договорной основе в настоящее время на рынке архивных услуг несколько. Состав предоставляемых ими архивных услуг достаточно унифицирован: профессиональное хранение документов; защищенное хранение компьютерных данных и резервных копий документов на машинных носителях; сбор у клиента и конфиденциальное уничтожение документов; доставка документов от клиента и к нему из хранилища. В последнее время в состав услуг стали входить: архивная обработка документов; организация документооборота в офисе клиента и другие.
Следует отметить, что первой в этом бизнесе в России, самой крупной и успешной является компания ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр. Компания входит в международную группу компаний OSG с офисами, расположенными в различных странах мира, является членом Международной профессиональной ассоциации PRISM (Professional Records & Information Services Management), Ассоциации Российских Банков, Американской торговой Палаты, Российско-Британской торговой Палаты, Европейского Бизнес Клуба, РОО Гильдии управляющих документацией.
Компанией установлены строгие стандарты качества обслуживания, обеспечения сохранности и безопасности документов, отвечающие требованиям российского законодательства в области архивного дела. В российский сегмент ОСГ эффективно вложены средства на самое современное оборудование архивных хранилищ и внедрение новых технологических разработок в области учета и обеспечения сохранности документов, архивохранилища компании, оборудованы современными системами охранной и пожарной сигнализации, системами пожаротушения, контроля и поддержания необходимого температурно-влажностного режима. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги.
При передаче документов на депозитарное хранение сторонней организации полностью обеспечивается надежная защита информации: архивные хранилища устроены таким образом, что абсолютно невозможно понять, что хранится в том или ином коробе без соответствующего запроса информационной системы. Все хранилища оснащены и специальной охранной системой, которая в случае несанкционированного доступа посылает сигналы тревоги не только на внешний пункт охраны складского комплекса, в местное отделение милиции, но и на мобильный телефон ответственного сотрудника компании.
Итак, аутсорсинговая система хранения документов позволяет достаточно результативно передать значительную часть функций по учету, организации сохранности и поиска информации сторонней организации, а с учетом постоянно растущей цены офисных площадей – это может быть выгодно и экономически не только для коммерческих, но и для государственных организаций. Следует отметить, что правовых ограничений для дальнейшего развития рынка данного вида архивных услуг не имеется.
1) Только с возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV веке от библиотек.
2) После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола Архивный Фонд в 1992г. пополнился документами и этих общественных организаций.
3) До этого государственная политика в области архивного дела определялась в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. №552, по которому архивная служба являлась самостоятельным федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
4) Такой подход широко применялся в 1970-1980гг. для организации хранения кадровой и др. документации в крупных городах и областных центрах.
@osgrm