Глава Государства, члены Президиума Госсовета, Руководитель Банка России, министр финансов РФ, президент Ассоциации российских банков (АРБ), самые видные представители банковского сообщества в ходе заседания Президиума Государственного совета пришли к выводу о необходимости форсированного развития кредитного рынка России. Успешная реализация данной программы невозможна без комплексной модернизации обеспечивающей подсистемы, которая преимущественно базируется на информационном и документационном обеспечении. В данной статье будет рассмотрена и проанализирована возможность применения одного из возможных вариантов решения данной проблемы ‑ варианта аутсорсинга документационного обеспечения управления.
Аутсорсинг – популярная тенденция в мире современного бизнеса. Передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой: организация питания сотрудников, охрана офиса, обслуживание компьютерной сети, расчет заработной платы специализированными компаниями и так далее – все это примеры аутсорсинга, с которыми мы встречаемся каждый день и к которым мы уже привыкли.
Аутсорсинг документационного обеспечения управления (ДОУ), от разработки номенклатуры дел и положений о подразделениях службы ДОУ до вывода архива организации на внешнее внеофисное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения – это новая разновидность аутсорсинга, только набирающая оборот в России. На определенном этапе развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость управления процессом роста количества документов, обеспечения их правильного учета и безопасного хранения.
Итак, аутсорсинг документационного обеспечения управления позволяет передавать (и как показывает практика весьма результативно) часть традиционных функций управления таких как, например, регистрация и поиск информации, сторонней организации. При четкой организации правовых отношений (и в частности заключении договора) собственник документов гарантирует себе (опять же договором) четкую и бесперебойную работу всей обеспечивающей подсистемы управления.
Для организации эффективного процесса управления экономической системой необходимо соответствующее информационное обеспечение: поиск, сбор, хранение и своевременное представление требуемой информации по тому или иному запросу. Функцию предоставления информации можно представить как своего рода логическое дополнение процесса хранения данных. На сегодняшний день подавляющее число коммерческих организаций используют в своей деятельности традиционные системы документационного обеспечения управления, основанные на работе с данными не на электронных носителях, а всего лишь обеспечивающие обработку “бумажных документов”. Таким образом, в процессе функционирования организации возникает значительная совокупность разнородных неструктурированных документов, упорядоченных разве что только по структурным подразделениям (причем, чем больше организация, тем больше объем документооборота).
Согласно действующему законодательству, все организации обязаны хранить свои документы в течение установленного законом периода времени, причем, как показывает практика, многим из них требуется, чтобы документ не пропадал в недрах архива, а был доступен для просмотра в любое время. Кроме того, необходимо иметь возможность менять список сотрудников, имеющих доступ к тем или иным документам.
Хранить документы вне офиса законом не запрещено – со стороны государства просто есть некоторые требования, как правильно это делать:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
Федеральный закон от 27 июля 2006г. N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001г. N195-ФЗ. Статья 13.20 – «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»;
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;
Приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 Об утверждении "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.;
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33;
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
ГОСТ 7.50-90 Консервация документов. Общие требования;
ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 Information and documentation. Records management. General;
Рассмотрим основные требования, предъявляемые к системе хранения документов:
занесение документов в архив;
классификация документов по логическим структурам;
просмотр архивных документов;
составление сводок и отчетов о документах, находящихся в архиве;
изменение прав доступа к архивным документам;
назначение и изменение срока хранения архивных документов согласно перечню типовых управленческих документов организаций;
удаление документов из архива;
протоколирование основных действий с архивными документами.
При прочих равных условиях, данная система должна обеспечивать минимальные затраты на организацию процесса хранения документов, которые в современных условиях в основном складываются из затрат связанных с арендой помещений, затрат на техническое, кадровое и методическое обеспечение функционирования архива.
Теперь рассмотрим саму технологию внеофисного хранения документов: формально ее можно разделить на следующие этапы:
1. Оформление заявки на депозитарное хранение документов. На этом этапе собственник документов оформляет соответствующий договор, в котором указывается объем документов, передаваемых на хранение, и условия их обслуживания. Каждая учетная единица (короб с документами, дело (папка), документ) идентифицируется специальной штрих-кодовой наклейкой. Это позволит в дальнейшем протоколировать все действия, совершаемые с документами (поступление, изъятие, уничтожение документов).
2. Вывоз документов из организации. На данном этапе, транспортная служба вывозит из организации документы, находящиеся в коробах с штрих ‑ кодовыми наклейками и доставляет их в хранилище. Регистрация документов при поступлении в хранилище производится специализированной компьютерной системой учета, хранения и движения документов, которая позволяет предоставить различные виды отчетов. При поступлении в хранилище, архивные короба с документами размещаются по стеллажам в произвольном порядке. Специальным сканером считывается 9-значные штрих-кодовые наклейки с каждого документа, 6-ти значный штрих-код с архивного короба и штрих-код со стеллажа, на котором размещается данный короб. По завершении процедуры сканирования, данные интегрируются с локальной компьютерной сетью и происходит передача данных.
3. Изъятие документов по запросу их владельца либо предоставление справочной информации. Периодически собственнику документов приходится запрашивать те или иные документы, переданные на хранение. Это происходит в случае, если по ним, например, проводится ревизия, или если требуется выдача справки сотруднику, или если идет судебное разбирательство по вопросам, связанным с предметом документа. В этом случае, собственник, за определенную плату, указанную в договоре, заказывает необходимый короб (или иную, оговоренную в договоре учетную единицу), и транспортная служба в течение одного дня доставляет его. В данном случае совершается аналогичная (по отношению к поступлению документов в архивное хранилище) процедура сканирования штрих-кодовой наклейки изымаемой учетной единицы. Также в базу импортируется информация о лице, заказавшем данную услугу и о различных опциях заказа. В договоре также может быть оговорен еженедельный вывоз и соответствующая доставка документов. Большинство документов, образующихся в результате деятельности организации, хранятся 5 лет, реже – 10 лет. Документы по личному составу хранятся 75 лет. Соответственно, документы с истекшими сроками хранения следует изъять из архивного хранилища, запротоколировать изъятие и в присутствии (при желании) владельца уничтожить.
4. Уничтожение документов. В соответствии с п.3.7.24 «Основных правил работы архивов организаций» отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного хранения за этот период. Акт о выделении документов к уничтожению рассматривается на заседании Экспертной комиссии (ЭК) организации. Как правило, специализированные аутсорсинговые компании, оказывающие услуги по внеофисному хранению документов, также предлагают дополнительный сервис в обозначенной сфере. Это позволяет поддерживать полный жизненный цикл документа – от его создания до уничтожения.
В целях обеспечения конфиденциальности и предоставления доступа к документам только авторизованному персоналу компании клиента, применятся система авторизации сотрудников компании. Авторизованный сотрудник сам назначает себе персональный идентификационный номер (ПИН), который будет запрашиваться для подтверждения любого заказа вместе с его подписью. Главный координатор заверяет список авторизованных сотрудников своей подписью и печатью компании. Этот список впоследствии может быть дополнен, либо отменен.
Компания ЗАО «ОСГ Рекордз Менеджмент» существует в России более 9 лет (московский офис был открыт летом 1998 года), и является абсолютным лидером в сфере оказания услуг по внеофисному хранению документов. Основными услугами ОСГ являются: депозитарное хранение документов, курьерская доставка документов, архивная обработка, конфиденциальное уничтожение документов, аутсорсинг специалистов в области документоведения и архивного дела, проектирование номенклатур дел организаций, поточное сканирование документов и создание электронных архивов, хранение магнитных носителей, web доступ к информационным ресурсам, консалтинг в сфере информационного и документационного обеспечения управления. ЗАО «ОСГ Рекордз Менеджмент является членом международной ассоциации профессиональных хранителей документов ПРИЗМ, Ассоциации Российских Банков, Американской торговой Палаты, Российско-Британской торговой Палаты и Европейского Бизнес Клуба.
Анна Плескевич
Начальник отдела по работе с ключевыми клиентами
ОСГ Рекордз Менеджмент Россия
@osgrm