Открыл конференцию профессор, директор ВНИИДАД, Николай Николаевич Куняев, обозначив наиболее волнующие проблемы электронного Архива. Это: неустановленное нормативно-правовое регулирование работы с электронными документами и вопросы аутентификации электронных документов.
Выступающие с докладами на пленарных заседаниях также выделили ряд проблем, связанных с работой с электронным архивом и не имеющих на данный момент решений, например:
- Как подтвердить юридическую значимость электронного документа после истечения срока действия ЭЦП?
- Обеспечение контроля доступа и безопасного обмена электронными документами между структурами
- Отсутствие института подготовки профессиональных кадров по формированию, комплектованию и управлению электронным Архивом
- Идентификация электронных документов с течением времени и в случае повреждения базы с метаданными
- Единство информационной системы бумажного и электронного архивов
В мире до сих пор нет практики долговременного хранения электронных документов. Таким образом нельзя утверждать, что документы, требующие долговременного хранения, например, документы представляющие историческую ценность или документы кадрового делопроизводства, документы по личному составу, будут сохранены и информация будет нам доступна через 50 лет.
В своём докладе «Бумага – проблема или ценность электронного архива?», директор департамента ДОУ ОСГ Рекордз Менеджмент, Андрей Николенко, подчеркнул, что бумагу нужно продолжать хранить, т.к. она до сих пор остаётся наиболее популярным носителем информации и Архивисты знают как сохранить информацию, используя бумажные носители, чего нельзя сказать об информации в электронном виде. Как пример, Андрей Анатольевич показал, что мы сумели сохранить Кахунский медицинский папирус (1950 г. до н.э.), но первое электронное письмо (1971 г.), не сохранили и никто не знает его содержания.
По словам Вирабяна А.С., директора национального Архива республики Армения, все современные системы электронного документооборота направлены на скорость работы с документами, а не на сохранение информации. Человечество обладает практикой хранения бумажных документов более двух тысяч лет, технологиями надёжного сохранения, контроля движения и учёта доступа к документам, а также бумажные документы правомерны во всех надзорных органах РФ.
По данным исследования ВЦИОМ сотрудники российских компаний продолжают активно использовать бумажные документы в работе. Перед печатью все документы изначально электронные, поэтому главный вызов электронного документооборота – что печатать? ОСГ обладает методологией и технологиями хранения как на бумажных, так и на электронных носителях, Бумагу можно просто и дёшево хранить, технологии известны и проверены. Что нам и важно для сохранения истории.
ПРИМЕЧАНИЯ
ОСГ является лидером в сфере хранения и управления документами и информацией, услуг, необходимых для компаний, работающих в странах СНГ и ЕС. Имея за плечами 40-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает более 3000 клиентов в регионах и за рубежом. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 3 миллиардов документов в 7 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя хранение документов, сканирование документов, создание электронных архивов, экологичное уничтожение документов, создание резервных копий данных и многое другое.
@osgrm