Максим СИТИН
Руководитель направления по стратегическому развитию ОСГ Рекордз Менеджмент Россия
Современные компании, развиваясь, интегрируют инновационные решения для снижения внутренних затрат и повышения эффективности работы. Все большую актуальность в мире бизнеса приобретает инвентаризация основных средств (далее ОС) на аутсорсинге. Существенное преимущество такого подхода - наличие высокого профессионального уровня сотрудников-исполнителей, четкого контроля и исключение возможных ошибок, как при малых, так и при больших объемах. Собственная структура организации имеет непостоянный характер, что приводит к дополнительным затратам, связанным с обучением, и увеличивает риски появления необъективных результатов.
Инвентаризация — проверка соответствия данных бухгалтерского учёта фактическому положению дел. Обычно инвентаризацию связывают с пересчётом и перенаименованием предметов. Многие организации обязаны проводить инвентаризацию ежемесячно, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение этого требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.
Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Главный бухгалтер должен обеспечить соблюдение норм законодательства и правил ее проведения. Материалы инвентаризации и решения инвентаризационной комиссии по регулированию расхождений утверждаются руководителем предприятия с включением результатов в отчет за период, в котором завершена инвентаризация, а также в годовой отчет, и излагаются в примечаниях к финансовой отчетности.
При ошибке в количественных данных, организация имеет риски по увеличению затрат как на уплату налогов по несуществующему имуществу, так и по взысканию штрафов (если данное искажение будет выявлено налоговыми органами) согласно действующему НК РФ и увеличению временных затрат сотрудников бухгалтерии, которые понадобятся на исправление подобного рода ошибок.
Соблюсти порядок и особенности проведения инвентаризации, автоматизировать этот процесс, правильно заполнить или внести данные в инвентаризационные описи, а также как провести учет результатов – все эти вопросы может решить профессиональная аутсорсинговая компания, такая как ОСГ, имеющая успешный опыт реализации всех видов инвентаризации ОС с крупнейшими кредитными организациями России.
До начала инвентаризации проводятся подготовительные мероприятия. Специалисты ОСГ присваивают каждому объекту уникальный штрих-кодовый номер с привязкой к типу объекта, его местоположению в офисе или департаменту компании, создают электронный реестр – базу данных. Информационное наполнение на штрих – коде согласовывается с клиентом индивидуально. Как дополнительная опция, в рамках проекта может быть проведена фотокаталогизация, что позволит клиенту при анализе результатов четко определить визуальный вид ОС.
Результатом инвентаризации ОСГ является единый реестр данных, который предоставляется клиенту, он включает описание ОС, его фото, номер согласно индексу штрих - кода ОСГ и номер по системе учета ОС в бухгалтерском балансе 1С. Таким образом, клиент ОСГ получает удобный для анализа документ (электронный и бумажный), содержащий систематизированную информацию по инвентаризируемым ОС.
Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию, где данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета.
С точки зрения безопасности, выполняя инвентаризацию с ОСГ, клиент исключает наличие подтасованной информации, которая может быть представлена заинтересованным в этом сотрудником клиента. ОСГ также обеспечивает прозрачный и юридически чистый процесс проведения инвентаризации.
Сегодня ОСГ Рекордз Менеджмент является лидером на рынке обработки, хранения и управления информацией, поэтому работая с ОСГ, наши клиенты применяют ультрасовременные решения.
@osgrm