Чтобы защитить ваш бизнес от случаев безосновательного доступа к коммерческой информации, следует разработать план по обеспечению непрерывности деятельности. Разработка подобного плана может быть осуществлена с помощью внутренних ресурсов вашей компании, но мы советуем обратиться за помощью к профессионалам, ведь перечень возможных рисков обширен: стихийные бедствия (например, наводнение, землетрясение, пожар), промышленный шпионаж, саботаж, системный сбой, вирусы и кибер-атаки.
План по обеспечению непрерывности деятельности часто разрабатывают в комплексе с планом аварийного восстановления, обязательной частью которого должен являться архив носителей с резервными копиями данных (IT-Архив). Цель плана аварийного восстановления — быстрое и полное восстановление данных, а план по обеспечению непрерывности деятельности в это же время обеспечивает функционирование бизнеса.
План по обеспечению непрерывности деятельности определяет степень подверженности вашей компании внутренним и внешним угрозам, а также предусматривает план действий, позволяющий вашему бизнесу продолжать функционирование до полного восстановления при любых обстоятельствах. План по обеспечению непрерывности деятельности должен предусматривать такие кризисные явления, как срыв поставок, потеря важных объектов инфраструктуры (машинного оборудования или компьютерной сети), а так же меры их преодоления — обеспечение информирования сотрудников, способы поддержания процесса работы.
Ключевые моменты, которые помогут вам создать по-настоящему эффективный план непрерывности деятельности
- Список внутренних контактов — сделайте список контактов сотрудников, которые играют ключевую роль в вашем бизнесе. Убедитесь, что список содержит домашние адреса, адреса личной электронной почты и номера сотовых телефонов. Постоянно обновляйте этот список.
- Список внешних контактов — сделайте список контактов ваших клиентов, поставщиков, профессиональных консультантов и других специалистов, таких, как страховщики, представители банков, юристы, частные охранные агентства, полиция и пожарные.
- Планирование экстренной связи — офисная, телефонная и компьютерная инфраструктуры будут вне доступа, если возникнет какая-либо по-настоящему серьезная проблема. На этот случай важно предусмотреть средства и способы связи с вашими внутренними и внешними контактами.
- Оповещение — следует спланировать то, как вы сможете информировать ваших коллег и клиентов о любых новостях, в том числе о ходе восстановительных работ, вплоть до возвращения работы компании в штатный режим.
- Планирование — нужно убедиться, что производственные помещения, центры продаж и вся инфраструктура охраняются, что всегда есть возможность вызвать пожарных и полицию, а сотрудники защищены и могут быть эвакуированы в случае необходимости.
- «Запасная площадка» — проверьте возможность создания и обустройства специальной запасной площадки. Вам может понадобиться офис в другой части города – той, которая не затронута катастрофой, например. Или вообще в другом городе, где у вашей компании, возможно, есть филиал. Убедитесь, что контакты отелей и арендодателей, готовых предоставить офис во временное пользование, внесены в лист внешних контактов.
- ИТ-ресурсы — катастрофа может сделать любое помещение непригодным для работы. Удостоверьтесь, что ваш план предусматривает обеспечение сотрудников всей необходимой техникой и программами для удалённой работы. Система хранения документов в электронной форме (см. Электронный архив документов) в такой ситуации — незаменима.
- Надежная система резервного копирования данных — обязательно удостоверьтесь в том, что резервные копии ваших данных надежно защищены, хранятся вне офиса и постоянно обновляются. Если использовать помощь профессионалов, то ни одна катастрофа не сможет повлиять на возможность восстановления данных, на получение доступа к ним. Онлайн-система резервного копирования IT-Архив может в режиме реального времени шифровать и передавать ваши данные на специальный выделенный сервер, предоставляемый ОСГ, или даже сразу в защищенное хранилище резервных копий носителей.
- Планы непрерывности бизнеса ваших партнеров — убедитесь в том, что ваши бизнес-партнеры также разработали планы по непрерывности бизнеса и способны обеспечивать потребности вашей компании в условиях чрезвычайных обстоятельств.
- Распределенная функциональность — уменьшите риски, распределив часть служб/производств в других местах/городах.
- Внеофисное хранение документов — переместите важные документы в надежные архивные хранилища. Убедитесь, что эти центры обладают самыми современными системами пожаротушения и охраны.
- Сканирование документов — необходимо отсканировать все деловые документы и поместить их в базу данных. Убедитесь в том, что все копии находятся во внешних безопасных системах хранения резервных копий.
- Проверка вашего Плана — самый лучший способ проверить ваш План по обеспечению непрерывности деятельности в действии - практика. Обязательно стоит опробовать план (конечно, в нерабочее время). Вероятно, возникнет потребность в разработке дополнительных пунктов, а затем — в комплексной проверке. После любых, даже самых малых изменений, проверку стоит повторить.
- Распространение готового Плана — удостоверьтесь, что все ключевые сотрудники имеют доступ к электронным или любым другим формам вашего плана непрерывности деятельности и на работе, и дома. Назначьте ответственного за регулярное обновление Плана и последующее распространение обновленных версий сотрудникам.
- Инвентаризационная опись — важна в процессе получения страховых возмещений за какие-либо потери в инфраструктуре или оборудовании. Составив бланк инвентаризационной описи, вы сможете быстро предоставить страховщику полный перечень пострадавшего имущества. Следует тщательно следить за актуальностью этого бланка.
- Список функциональных приоритетов — найдите то, что должно функционировать абсолютно всегда и назначьте ответственного за поддержание этих систем в рабочем состоянии. Номер один в списке — ваша система документооборота.
- Внешнее хранение бухгалтерских и кадровых документов — убедитесь в том, что все важные юридические и учетные документы хранятся в специальном хранилище, способном выдержать даже пожар и наводнение.