Данное распоряжение касается как федеральных, так и региональных органов исполнительной власти, а также государственных внебюджетных фондов, и призвано автоматизировать работу с документами и оптимизировать процессы взаимодействия между ними.
О том, что такой перечень должен появиться, стало известно в декабре 2014 года, когда Правительство постановлением № 1494 от 25 декабря 2014 утвердило «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», в котором необходимость составления такого перечня была прописана.
ПРИМЕЧАНИЯ
Важно: Данный перечень не является для госучреждений обязательным. Если у организации отсутствует возможность создать электронный документ, формировать и передавать его можно на бумажном носителе (п.2 Постановления).
В перечень вошло 37 видов документов, в основном к ним относятся документы и переписка информационного и ознакомительного характера, материалы различных заседаний, а также документы, связанные с контролем выполнения приказов, распоряжений, поручений, постановлений и т.д.
Цель данного шага — оптимизировать процесс информационного обмена между ведомствами и сделать его максимально эффективным благодаря введению регламентированных процедур передачи электронных документов, а также списка документов, которые могут передаваться в электронном виде.
Обмен информацией между органами государственной власти должен осуществляться с соблюдением федерального законодательства Российской Федерации о защите информации.
Заместитель директора департамента ДОУ и архивной обработки по методической работе Светлана Плетнева:
«Данный перечень носит рекомендательный характер и разрешает органам государственной власти обмениваться оперативной информацией в электронном виде, не создавая лишних объемов бумажных документов.
Перечень может служить примером при создании и обсуждении многочисленных документов на стадии их проектирования, а также для копий документов. При общей тенденции к внедрению в документооборот современных информационных технологий, рекомендации перечня довольно актуальны.
При условии соблюдения законодательства РФ о защите информации отпадает необходимость в распечатке электронных документов, что значительно сокращает площади для их хранения до истечения установленных сроков.
Тем не менее в деятельности органов государственной власти создаются документы, отражающие основную деятельность, которые могут обсуждаться в электронном виде с привлечением экспертов, специалистов смежных областей деятельности, и имеют длительное практическое значение. Для их сохранности требуется проведение анализа содержащейся в них информации и сохранение на электронном носителе. Обслуживание и поддержание носителей в актуальном состоянии требует значительных средств, которыми в настоящее время не располагает большинство государственных архивов и архивов органов государственной власти».
Обслуживание и поддержание носителей в актуальном состоянии требует значительных средств, которыми в настоящее время не располагает большинство государственных архивов и архивов органов государственной власти.
Президент Группы Компаний ОСГ Рекордз Менеджмент, Кшиштоф Бобровски:
«ОСГ В России уже 17 лет вкладывает капитал, знания и силы в то, чтобы как коммерческие, так и государственные учреждения без дополнительных инвестиций могли сохранить электронные носители информации в защищённых магнитных комнатах, а также в on-line режиме в IT-Архиве. Электронные данные постоянно защищены, а физические носители поддерживаются в обязательных для их хранения условиях».
ПРИМЕЧАНИЯ
ОСГ является лидером в сфере хранения и управления документами и информацией, услуг, необходимых для компаний, работающих в странах СНГ и ЕС. Имея за плечами 40-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает более 3000 клиентов в регионах и за рубежом. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 3 миллиардов документов в 7 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя хранение документов, сканирование документов, создание электронных архивов, экологичное уничтожение документов, создание резервных копий данных и многое другое.
@osgrm