На 1 мая 2013 года в РФ насчитывалось 895 действующих банков (по данным ЦБ России). Среди них крупнейшим кредитным учреждением в России и СНГ, на долю которого приходится 27% совокупных российских банковских активов и 26% банковского капитала, является «Сбербанк России».
Динамика роста банков стала измеряться качеством и количеством предоставляемых услуг и ростом филиалов крупных банков. Число банковских отделений в совокупности на территории всей России составляло 46 712 на 01.04. 2013 (по сравнению с 42 221 на 01.01.2010; данные ЦБ РФ). К примеру, ОАО «Сбербанк России» располагает наиболее широкой сетью филиалов в стране. Его структура включает 17 территориальных банков и более 18 000 подразделений.
С таким объемом задач, ростом объема предоставляемых услуг и обширной базой клиентов банки обязательно сталкиваются с необходимостью учета и хранения документов в огромном объёме. Решение задачи архивного хранения документов требует привлечения услуг профессионалов как в сфере поточного сканирования документов, в том числе удаленного сканирования, так и в области перевода документов в электронный вид с возможностью их последующего использования в цифровой форме в составе единой системы электронного архива.
В декабре 2011 года «Сбербанк» впервые подписал соглашение о хранении и обработке документов со сторонней организацией. В качестве партнера была выбрана компания ОСГ Рекордз Менеджемент. По словам заместителя председателя Западно-Уральского банка Александра Пылева, «для Сбербанка передача архивных документов на хранение привлеченной компании – это первый опыт. Опыт компании ОСГ Рекордз Менеджмент в архивном деле позволит нам улучшить делопроизводство. В результате, мы сможем уделить больше внимания развитию банковских услуг и продуктов».
Виды хранимых банковских документов учета и контроля
- Документы бухгалтерского учета характеризуются уникальной отчетной датой (например, чеки, чековые депозиты или платежи)
- Ведомственные отчеты — ряд банковских документов, созданных отделами банка, различающихся по типу учетных дат. После архивной обработки документов контейнеры содержат только унифицированные документы (например, контейнер может содержать только документы «картотеки основного капитала за 1991 г.»)
- Кредитные досье или папки долговых обязательств
- Документы портфелей ценных бумаг и обязательств. Учет операций с ценными бумагами довольно сложен — исполнение сделок происходит в несколько этапов, каждому из которых соответствует изменение состояния ценных бумаг, при этом каждый из этапов может повлиять на финансовый результат сделки. Необходимость получения внутреннего операционного баланса и комплекта отчетов, ориентированных на поддержку принятия решений, отражает задачу архивирования документов, относящихся к портфелю
- Отчетность для внешнего пользования, в частности, аудиторское заключение (сформированное по данным управленческого учета)
Архивы кредитных досье
Архивы документов кредитных досье хранятся в специализированных архивах. Конфиденциальный характер таких документов делает их чрезвычайно важными. Поэтому они обычно размещаются в отдельном помещении, за которое несет ответственность отдел кредитования. Более того, они часто хранятся в индивидуальных папках (под именем клиента) и сортируются по дате их уничтожения (10 лет со дня истечения срока кредитования).
Почему нужно хранить все устаревшие документы?
Во-первых, с исторической точки зрения, традиция всевозможных спецхранов прочно укоренилась в России. Но основная причина долгосрочного хранения документов — это требование законодательства (См. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Фактически, закон требует, чтобы документы сберегались намного дольше, чем «период хранения». Этот срок может достигать 10 лет, например. Кроме того, этот период времени имеет особую важность для гражданского кодекса, где письменный документ служит доказательством. Так, один из банков потерял десятки миллионов французских франков только потому, что не был способен определить местонахождение оригинала поручительства на заем!
Как компьютеризированное управление архивом увеличивает продуктивность?
Ретроконверсия — это процесс оцифровки бумажных документов (их сканирование) для создания e-Архивов (электронных архивов), содержащих большой объём данных. Компания ОСГ Рекордз Менеджмент сканирует документы, переводит их в электронный архив, а оригиналы документов, согласно нормам законодательства, хранит в специализированных архивных хранилищах. Нужно отметить, что на всей территории России ОСГ Рекордз Менеджмент — единственная компания, которая осуществляет полный комплекс архивных услуг.
Компьютеризированное управление архивом обеспечивает большую скорость, четкость и прозрачность процесса. Современный электронный архив документов позволяет улучшить систему депозитарного учета и ускорить поиск документов. Сокращение времени ожидания и, соответственно, улучшение качества сервиса, конечно, высоко ценятся клиентами.
Создание электронного архива также мотивирует персонал. Перевод документов в электронный вид повышает эффективность работы архива. Сотрудники, получив копию документа по электронной почте через несколько минут после запроса, высоко оценят новые возможности системы управления архивом.
Анализ запросов, направляемых в единую систему управления электронным архивом, благодаря тому, что запросы можно будет анализировать более полно, может в перспективе выявлять операционные ошибки. Например, до внедрения системы архива электронных документов агентство обрабатывало одну и ту же жалобу на определенный предмет каждые полгода. После внедрения системы «Электронный архив документов» отдел, который занимается обработкой таких жалоб, станет получать их каждую неделю, а значит, источник ошибки будет определен более оперативно.
Когда электронный архив документов (е-Архив) становится неотложным требованием
Потребность внедрения системы электронного архива возникает, когда пространство под архив заканчивается, в то время как короба с документами архива все прибывают и прибывают. То же самое, если компания располагает слабо квалифицированным персоналом для управления довольно сложной системой депозитария. Или, что совсем плохо — клиенты ожидают слишком долго, и имидж банка страдает от низкого уровня сервиса. Еще один пример — когда в результате слияния компаний расстояние между филиалами затрудняет координацию управления хранилищем.
Так почему не перевести все документы в цифровой формат? (Ретроконверсия)
Оцифровка данных — соблазнительное решение. Однако в действительности работы по оцифровке много, а поиск данных на практике может вестись редко. Потребность пакетного сканирования, сканирования многостраничных документов и оцифровки миллионов документов получится обосновать в том случае, если число запросов по ним превышает три на каждую тысячу документов архива.
В то же время, кто возьмет на себя ответственность по уничтожению оригиналов документов после их оцифровки, учитывая требования законодательства по их депонированию?
Что должна уметь компания, ответственная за компьютеризацию управления?
Компания, ответственная за автоматизацию управления должна знать как все аспекты архивного делопроизводства, так и современных компьютерных технологий. Это включает и услуги сканирования архивных документов, и ретроконверсию (оцифровку), и пакетное сканирование.
Кто обладает этим уникальным know-how?
Такими технологиями обладают профессиональные компании по организации управления документами. Самая большая компания в России этой специализации — ОСГ Рекордз Менеджемент. Ознакомьтесь с нашей презентацией в Power Point — и вы узнаете, почему за 15 лет работы на рынке России мы занимаем лидирующие позиции в разработке решений управления документами в банковской сфере, а также ознакомьтесь с нашей отлаженной инфраструктурой. Не случайно в списке достижений компании ОСГ Рекордз Менеджмент — победа в тендере на поставку услуг по хранению кредитных досье и бухгалтерских документов для Акционерного коммерческого банка Росбанк. В соответствии с заключенным договором, ОСГ Рекордз Менеджмент будет осуществлять хранение документов Западно-Сибирской Дирекции Росбанка. Все документы будут переданы в хранилище документов класса «А» филиала ОСГ Рекордз Менеджмент Новосибирск, площадь которого более 2000 м².
@osgrm