Как сделать работу в офисе безбумажной: три шага

В условиях «новой нормальности» работа с документами в электронном формате становится все привычнее: компании продолжают работать в удаленном или гибридном формате, нанимают сотрудников из разных регионов и стран. Большинство сложностей работы с документами позволит снять организация безбумажного офиса. Максим Семенихин, генеральный директор ОСГ Рекордз Менеджмент в России, рассказал, какие шаги для этого необходимы.

В то время как большинство бизнес-процессов перенастроены, работа с бумажными документами, которые продолжают поступать в компанию, никак не вписывается в удалённый режим работы. Организация безбумажного офиса позволит снять большинство сложностей работы с документами, защитить данные, минимизировать использование бумаги и грамотно выстроить управление существующими потоками документов. И это не дань моде, а скорее необходимое условие для устойчивого развития компании и соответствия ESG-принципам.

Организовать в компании безбумажный офис возможно, независимо от того, на каком этапе внедрения цифровых технологий находится бизнес. Для этого понадобится предпринять следующее:

Шаг 1. Передать накопившийся объём в архив и уничтожить старые документы

Документы отражают текущее состояние бизнеса и являются предметом коммерческого и промышленного шпионажа, а кипы бумаг в офисе являются потенциальным источником утечки информации. Первое, с чего стоит начать трансформацию своего офиса – весь накопившийся объём документов переместить в архив. При этом, чтобы выполнить требования законодательства, не понести дополнительных затрат на хранение и понять какие документы уже можно смело уничтожить и перестать тратиться на их обслуживание – перед постановкой документов в архив следует провести экспертизу ценности документов.

На этапе экспертизы ценности определяются сроки хранения документов и на основе этой информации составляются описи документов постоянного срока хранения, временного (>10 лет), документов по личному составу (срок хранения 75/50 лет) и временного сроков хранения (>10 лет). На дела с истекшим сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Эта процедура поможет компании не только работать в соответствии с законодательством и хранить документы согласно установленным срокам, но также защищает компанию от экстра расходов на хранение тех документов, которые уже можно уничтожить и не тратиться на их содержание, и потенциальные штрафы. За несоблюдение сроков хранения документов на компанию может быть возложен штраф в размере от 200 000 рублей за каждый выявленный случай Так как экспертиза ценности – одна из самых важных процедур при работе с бумажными документами, следует рассмотреть передачу этой функции на аутсорсинг в профессиональную компанию со штатом профессиональных архивистов и опытом работы с разными типами документов.

После экспертизы ценности и утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, часть документов – если они больше не нужны в бизнес-процессе – нужно уничтожить, поскольку обязательный срок хранения истек. Как правило, печатные документы содержат в себе конфиденциальную финансовую, правовую или служебную информацию, и уничтожать такие данные нужно конфиденциально, чтобы исключить любые финансовые или репутационные риски компании. Некоторые документы требуют конфиденциального уничтожения в соответствии с требованиями законодательства о защите информации (ФЗ №152, ФЗ№98, статья 957 ГК РФ, ФЗ №126 и пр). Именно поэтому для уничтожения документов рекомендуется рассматривать компании, специализирующиеся на

управлении информацией, которые отвечают установленным стандартам защиты данных на всех этапах вплоть до уничтожения, а не просто сборщиков макулатуры. В таких компаниях, как ОСГ, после шреддирования документов измельчённый материал отправляется на вторичную переработку. Поскольку на изготовление изделий из вторсырья затрачивается меньше ресурсов, то бизнес вносит вклад в улучшение экологии и уменьшение своего углеродного следа.

Те документы, которые в результате экспертизы ценности ещё нужно хранить какое-то количество времени, можно описать и передать на хранение в профессиональный архив. Внеофисное хранение документов на аутсорсинге обеспечит вам высокий уровень защиты данных и быструю доставку документов из архива в оригинале и отсканированном виде, если документ вдруг понадобится для других процессов бизнеса. Так как ранее была составлена опись с указанием сроков хранения, точно также при окончании периодов хранения документы можно последовательно уничтожать. В компаниях, специализирующихся на управлении документными данными, по заказу документы с полок архива без дополнительной логистики передаются сразу на конфиденциальное уничтожение с составлением специального акта об уничтожении.

Шаг 2. Оцифровать все важные документы

Чтобы в считанные секунды иметь доступ к данным в архиве, следует их оцифровать и поместить в специальную систему для работы с оцифрованными документами — электронный архив. Его создание обязательный шаг на пути к организации вашего безбумажного офиса, ведь в то время как бумажные оригиналы документов вам могут больше никогда не понадобиться, они всё ещё являются ценным активом бизнеса – данные, размещённые на этих документах, являются отправной точкой или драйверами многих процессов.

При работе с электронным архивом сотрудники компании имеют доступ к документам строго в соответствии со своими должностными обязанностями. Распечатать и изменять документы разрешено только определенному кругу сотрудников, для остальных предусмотрен режим просмотра. В электронном архиве есть напоминания о необходимости согласовать тот или иной документ, уведомления о незакрытых задачах. Также в нем сохраняется цифровой след изменений, благодаря чему можно отследить, кто работал с документом и какие изменения внес.

Функционал электронного архива позволяет хранить бизнес-информацию и работать с ней в одном окне: помимо скан-копий, система электронного архива позволяет подгрузить юридически значимые электронные документы и прочие цифровые данные. Таким образом, он обеспечивает быстрый доступ к данным за любой период и экономит время на их поиск. Помимо безбумажного офиса и оперативного доступа к данным, электронный архив прозрачно отображает состояние всех дел и документов в компании и поддерживает принципы ESG. Синхронизация электронного архива по API с основными учётными системами бизнеса позволяет отправлять скан-копии документов в привычную 1С или систему ЭДО, где компания ведёт расчёты с поставщиками. Каждая платёжная операция будет сопровождаться скан-копиями подписанных документов прямо в учётной системе, таким образом, сотрудникам компании, аудиторам или проверяющим органам по клику будет доступна вся подтвержденная информация, а подготовка отчётности займёт гораздо меньше времени. К тому же интеграция электронного архива с привычной информационной системой позволяет не тратить ресурсы компании и рабочее время сотрудников на освоение новых программ.

Создание электронного архива – не такая сложная задача, как может показаться на первый взгляд, если передать её на аутсорсинг в специализированную компанию. Независимо от размера вашего бизнеса, количества офисов, филиалов по России, объёма накопленных и возникающих документов, профильная компания примет документы, оперативно отсканирует и загрузит в электронный архив, где уже настроен весь функционал в соответствии с индивидуальными потребностями бизнеса. Сотрудники ОСГ Рекордз Менеджмент ежедневно сканируют и оцифровывают около миллиона документов по всей России, применяя для этого профессиональный парк потоковых сканеров, способных в день обрабатывать тысячи листов каждый. Для распознавания данных используются нейронные сети и технологии машинного

обучения. В результате клиенты получают доступ к данным в короткие сроки. Что касается филиальной сети, документы становятся доступны головному или ответственному за процесс офису гораздо быстрее, чем при работе с бумажными документами. При этом информация прозрачна, её невозможно скрыть, поскольку метаданные документа и его скан-образ — абсолютная копия бумажного документа. Добиться такой эффективности бизнес может путем проб и ошибок, и чтобы избежать больших инвестиций и ускорить организацию безбумажного офиса, лучше обратиться к профессионалам.

Настраиваемый доступ к документам помогает усилить информационную безопасность компании и оградить от несанкционированного доступа к данным. В свою очередь, сохранение всей истории работы с документом, от просмотра до редактирования и согласования, повышает прозрачность бизнес-процессов, исключает возможность сокрытия преступных действий и поддерживает антикоррупционные меры.

Шаг 3. Выстроить удалённую канцелярию

Предыдущие шаги избавляют от накопленного массива документов, но бумага продолжает появляться в офисе. Предотвратить образование большого объема документов снова поможет трансформация подхода к работе с входящей документацией. На этом этапе следует перестроить процессы и производить архивную обработку и оцифровку входящей документации «на входе», в канцелярии. После оцифровки скан-образы будут загружены электронный архив, а оригиналы помещены в архив на установленный законодательством срок хранения. Так, работа с документами будет вестись сразу в электронном виде. Когда установленный срок хранения документов истечёт, документы можно будет уничтожить, а если физические документы нужны для операционной деятельности и не содержат персональных данных, то продолжить хранить.

Чтобы реализовать концепцию безбумажного офиса, используйте сервис удалённой канцелярии, представленный профильной компанией. Он предусматривает редирект входящей корреспонденции в центр обработки документов подрядчика по управлению данными, где на основании заранее установленных параметров происходит оцифровка документов. Уже оцифрованные документы направляются в электронный архив или по API передаются сразу в учётную систему заказчика. Оригиналы же документов сразу будут отправлены на хранение в архив. Таким образом, документы, не поступая в офис компании, становятся оперативно доступны всем участникам процесса. Если перенаправление входящих документов невозможно, договоритесь с подрядчиком о регулярных вывозах документов из каждого вашего офиса – например, два раза в неделю или чаще. Высвобождение рабочего времени сотрудников и перераспределение на более важные, профильные задачи не только помогает бизнесу достигать своих целей быстрее, но и повышает качество условий труда. Следование этому алгоритму шаг за шагом поможет организовать безбумажный офис в компании и грамотно выстроить управление потоками документов, что, в свою очередь, повышает качество корпоративного управления и ответственность в отношении к окружающей среде и сотрудникам. Сокращение использования бумаги и ее вторичная переработка, улучшение качеств условий труда и освобождение сотрудников от рутинных, непрофильных задач, повышение прозрачности бизнес-процессов и поддержка антикоррупционных мер — все это помогает отвечать ESG-критериям, без которых невозможно устойчивое развитие компании.