В командировку налегке
Начиная с 2015 года сотрудники государственных учреждений и коммерческих компаний отправляются в служебные поездки без командировочных удостоверений, на которых по месту пребывания, как правило, в гостинице, проставлялась печать о прибытии и отъезде.
Отмена командировочных удостоверений избавляет сотрудников от действий, которые далеки от их прямых служебных обязанностей и целей рабочей поездки. У бухгалтеров и сотрудников кадровых служб упростился процесс оформления командировок и расходов на них.
Теперь для подтверждения командировки работодателю достаточно предъявить проездные билеты, на которых указаны дата и время поездки. Таким образом, отменяются формы за номерами «Т-10» и «Т-10а» - командировочные удостоверения и служебные задания.
Служебные задания отменили вследствие их избыточности: по мнению экспертов и законодателей, их «содержание повторяет содержание приказа о направлении работников в служебную командировку и его оформление требует дополнительных трудозатрат», уточняется в пояснительной записке к постановлению. Теперь для отправки сотрудника на работу в другой город вместо служебного задания будет применяться приказ на командировку.
Отмена командировочных удостоверений не коснулась правил оформления служебных поездок за пределы Российской Федерации.
В случае, если сотрудник пользуется в командировке не общественным, а личным транспортом, ему после возвращения нужно написать служебную записку с указанием сроков поездки и приложить к ней документы, которые подтвердят использование личного транспорта, -- квитанции, кассовые чеки и т.д.
Эксперты, сотрудники кадровых и финансовых служб сходятся во мнении, что отмена командировочных удостоверений значительно облегчит жизнь как тем, кто часто ездит в командировки, так и тем, кто эти поездки администрирует. Постановление правительства позволит снизить нагрузку на бухгалтеров, а с применением е-Архива ОСГ– и снизить издержки бизнеса.
Если командировки — обязательная часть деятельности компании, потребность для правильного функционирования всех бизнес-процессов, то эффект от нововведений трудно переоценить. Именно такое значение имеют командировки для ОСГ Рекордз Менеджмент. У компании множество филиалов, а клиенты находятся в разных городах по всей стране. По свидетельству сотрудников финансового департамента ОСГ Рекордз Менеджмент, около 80% авансовой отчетности компании связано с администрированием служебных поездок сотрудников. Работа с электронными больничными листами в е-Архиве ОСГ значительно облегчает делопроизводство и снижает расходы.
Больничный лист весом в несколько килобайт
Министерство труда в сотрудничестве с Министерством связи и массовых коммуникаций разрабатывает проект о внедрении электронного документа о временной нетрудоспособности, который каждый сотрудник, отсутствующий на рабочем месте по причине болезни, должен предоставлять в кадровую службу компании-работодателя. Электронные больничные заменят традиционные бумажные справки.
Об этом 17 апреля заявил министр труда и социальной защиты Максим Топилин в рамках выступления в Государственной Думе. В настоящее время инициаторы проекта работают над его техническими аспектами, в том числе связанными с новой редакцией закона «О персональных данных».
Электронный лист нетрудоспособности позволит сделать процесс предоставления, оплаты и учета больничных листов более простым и эффективным. А работать с электронными листами легко в е-Архиве ОСГ.
Комментарии руководителя группы кадрового делопроизводства ОСГ Рекордз Менеджмент Россия Валерии Турчиной:
— С момента отмены командировочных удостоверений прошло всего несколько месяцев. Можно уже сделать определенные выводы о том, как повлияла эта отмена на кадровое и бухгалтерское дело?
Начиная с 2015 года необязательным для организаций стало ведение двух документов — командировочного удостоверения и служебного задания. Оба документа фактически дублировали содержание приказа о направлении работников в служебную командировку.
Прошло четыре месяца, и уже можно сделать определенные выводы о результатах этой отмены. Безусловно, это результаты положительные. Причем положительные для всех участников процесса — кадровиков, бухгалтеров и самих сотрудников, выезжающих в служебные командировки. Кадровой службе стало заметно легче администрировать процессы оформления командировок, бухгалтерии — формировать отчетность и рассчитывать оплату служебных поездок. Гораздо меньше документов теперь нужно распечатывать — это значительная экономия для компаний, в которых служебные поездки — постоянный процесс.
— А если говорить о самих командированных сотрудниках: насколько «чувствительны» оказались они к отмене документа?
Командированные сотрудники могут целиком сосредоточиться на цели своей деловой поездки и выбросить из головы мысль «Обязательно поставить штамп!». Нужно учитывать: людям, которые работают с документами редко, трудно до конца осознать важность всех операций с ними, последовательность и своевременность действий. Не обнаружив по месту командировки сотрудника, отвечающего за отметки в командировочных удостоверениях на рабочем месте, человек часто забывает прийти еще раз — специально, чтобы поставить штамп. Вернувшись, он сталкивался с проблемами: ему нужно отчитаться за командировку в течение трех дней после возвращения, а штампа в командировочном удостоверении нет. Приходилось предпринимать экстренные меры: организовывать срочную пересылку командировочного удостоверения в город пребывания и обратно и т.д. Теперь все это в прошлом. Хотя есть еще ряд компаний, которые «хранят верность» этим документам, тенденция на лицо — делопроизводство встало на путь упрощения и прозрачности процессов.
— Что можно сказать о проекте по введению электронного больничного листа, который готовит сейчас Министерство труда?
Что касается внедрения электронного документа о временной нетрудоспособности работника, то эту инициативу правительства можно только приветствовать, поскольку ее реализация позволит решить целый ряд проблем. Решится проблема с поддельными «больничными» — электронные документы будут поступать работодателю напрямую от медицинского учреждения — без посредничества самого сотрудника.
Это значит, что существенно сократятся трудозатраты на обработку больничных листов, в том числе на определение их подлинности. Сегодня бумажный бланк больничного листа – это максимально защищенный документ: на него нанесены водяные знаки, он производится типографией ООО «СпецБланк — Москва», что указано на задней стороне листа. Вверху справа, на бланк нанесен негативный микротекст — мелкие белые буквы в обрамлении черной полоски и т.д. Эти маркеры сотрудники кадровой службы тщательно проверяют, что требует много времени. С введением электронного документа надобность в подобной экспертизе отпадет. Введение электронного «больничного» избавит сотрудников кадровых служб и от ручного заполнения документа, которое должно производиться согласно строгим правилам и требует большой ответственности.
— Как связана инициатива правительственных ведомств по внедрению электронного больничного листа с другими законодательными актами в сфере управления информацией?
Проект по внедрению электронного документа о временной нетрудоспособности облегчит компаниям и учреждениям заботу о сохранности персональных данных сотрудников. Нужно помнить и о том, что хранение персональных данных о здоровье человека — сложная и важная задача. Такие данные должны иметь максимальный уровень защиты для надежного и длительного хранения. Обеспечить защиту электронного архива персональных данных так же важно, как и архива бумажного. Защитить данные просто в системе е-Архив, а использование IT-Архива — резервного копирования данных — позволит сохранить информацию в случае форс-мажорных ситуаций и быстро возобновить работу.
Используйте IT-Архив как часть эффективного плана непрерывности бизнес-процессов.
Как проект по внедрению электронного документа о нетрудоспособности находится в стадии активной разработки, поэтому рано говорить о деталях того, как он будет работать. Но это, бесспорно, чрезвычайно полезная и своевременная инициатива.
e-Архив от ОСГ Рекордз Менеджмент — электронный архив, надежное и безопасное хранение документов в виде оцифрованных и проиндексированных имиджей, которое обеспечит быстрый и точный поиск документов в архиве любого размера; доступ ваших сотрудников к документам в любое время, из любого места; освобождение офисных площадей; сокращение расходов на организацию и хранение данных. e-Архив поможет вам установить полный контроль над всеми документами вашей компании, повысить эффективность бизнес-процессов и сократить издержки.
ПРИМЕЧАНИЯ
ОСГ является лидером в сфере хранения и управления документами и информацией, услуг, необходимых для компаний, работающих в странах СНГ и ЕС. Имея за плечами 40-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает более 3000 клиентов в регионах и за рубежом. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 3 миллиардов документов в 7 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя хранение документов, сканирование документов, создание электронных архивов, экологичное уничтожение документов, создание резервных копий данных и многое другое.
@osgrm