SAP — программное обеспечение, которое внедряется для автоматизации работы бухгалтерского, кадрового, финансового и других департаментов компаний.
Бумажные документы Лилли хранятся в ОСГ, в архивном хранилище класса А. Хранилище для документов соответствует международным и Российским требованиям организации профессиональных архивных хранилищ. Лилли передает документы в ОСГ на хранение на разный срок — в зависимости от типа документа и от требований законодательства о сроках хранения документов. Типы документации включают в себя нормативную, медицинскую и финансовую документацию, документы по клиническим исследованиям, безопасности и персоналу, а также маркетинговые данные — документы, сопровождающие все бизнес процессы компании. Большое количество документов конфиденциально, и содержит персональные данные, поэтому руководству компании очень важно быть уверенным в надёжности партнёра по управлению информацией и хранению архива.
Руководитель аудита со стороны Eli Lilly, Рэй П. Флэнаган (Ray P. Flanagan) подтвердил уровень безопасности, действующий в хранилище и высокий профессионализм сотрудников ОСГ Рекордз Менеджмент: «Действуют надлежащие средства и системы контроля, направленные на минимизацию рисков в отношении архивных документов. Это касается физической безопасности, предотвращения хищения и износа документов».
В каждом отделе компании Лилли, руководство компании определило ответственного сотрудника за управление документами с помощью ОСГ. Такой сотрудник управляет документами с помощью Клиентского портала, доступ в которую он получает по уникальному логину и паролю.
Через Клиентский портал сотрудник управляет документами отдела, передавая документы на хранение, заказывая их доставку к себе в офис, получая срочные скан копии документов при надобности, и заказывая другие услуги для профессионального управления архивом. Перемещение архивных коробов с документами, при исполнении заказов сотрудников Лилли, фиксируется на каждом этапе: от момента передачи документов курьерам ОСГ до момента их установки в архивных коробах на стеллажах.
Все процессы и процедуры, принятые в ОСГ, осуществляются на высоком уровне, и соответствуют ISO 9001:2008 и ISO 22301:2012.
Международный стандарт качества, или сертификация ISO 9001:2008 представляет собой документ, описывающий комплекс требований, которых обязана придерживаться любая организация для обеспечения гарантии соответствующего качества предоставляемых услуг.
ISO 22301:2012 — это стандарт на управление непрерывностью ведения бизнеса, который повышает жизнеспособность компании. Стандартом ISO 22301 устанавливаются принципы планирования, внедрения, разработки, сопровождения, анализа, мониторинг непрерывного улучшения систем управления непрерывностью бизнеса (BCMS). Данный стандарт нацелен на предупреждение и управление всевозможными рисками, влияющими на процессы создания и развития любой компании. Внедрение стандарта дает возможность подготовиться к любым сбоям, своевременно отреагировать и эффективно их нейтрализовать.
«Хочется отметить, что в ходе встречи г-н Рэй П. Флэнаган очень открыто и честно делился ключевыми вопросами, определяющими соблюдение политик, используемых компанией «Лилли» в сфере управления данными и хранения документов, что помогло нам ещё больше понять нашего клиента», — рассказал Максим Ситин, Директор по стратегическому развитию ОСГ Рекордз Менеджмент Россия.
СГ Рекордз Менеджмент лицензирована российской Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), а также российской Федеральной службой по техническому и экспортному контролю. Компания зарегистрирована в качестве оператора персональных данных и уполномочена на их обработку со стороны Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, а также Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
«На основании результатов аудита проверочная комиссия делает заключение о том, что российская компания «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр» сохраняет статус одобренного поставщика услуг для компании Eli Lilly», — уточняет Рэй П. Флэнаган (Ray P. Flanagan).
@osgrm