Компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» представляет сервис по организации удалённой канцелярии. Он включает в себя приём и обработку входящих документов на территории ОСГ. Сервис позволяет оцифровывать всю документацию «на входе», что упрощает переход любой компании к работе с документными данными в электронном формате, ускоряя бизнес-процессы и сокращая расходы.
Как это работает
Сервис ОСГ по организации удалённой канцелярии обеспечивает перевод входящих документов в электронный вид, предотвращает поступление и накопление большого объема данных на бумажных носителях. Так, адресом приёма корреспонденции назначается один или несколько центров обработки документов ОСГ по всей России — от Калининграда до Владивостока. Далее документы оцифровываются, индексируются и уже в оцифрованном виде направляются клиенту в личный кабинет электронного архива или через один из каналов передачи данных — sFTP или API — в любую учётную систему клиента. После оцифровки сотрудники ОСГ упаковывают документы в специальные короба и помещают на хранение в архив ОСГ. Клиент продолжает работать с уже оцифрованными документами, вместе с тем их оригиналы могут быть оперативно направлены клиенту по запросу.
В случае если редирект входящей корреспонденции настроить невозможно, каждую неделю или чаще собственная курьерская служба «ОСГ Рекордз Менеджмент» забирает скопившиеся документы изо всех офисов компании-клиента и доставляет их в центры обработки, при этом документы могут быть никак не отсортированы клиентом.
Елена Соренсен, коммерческий директор «ОСГ Рекордз Менеджмент»
«Инфраструктура ОСГ представлена практически во всех регионах страны, что позволяет масштабировать внедрение удалённой канцелярии без дополнительных затрат на логистику. Это делает решение ОСГ для федеральных клиентов уникальным на рынке и доступным для локальных компаний.»
Как обеспечивается безопасность данных
«ОСГ Рекордз Менеджмент» гарантирует сохранность документов и конфиденциальность данных. Эффективность процедур, которые предотвращают потерю, путаницу документов или разглашение сведений, подтверждены более чем 20-летним опытом компании «ОСГ Рекордз Менеджмент».
Например, все сотрудники, будь то водители или сотрудники архивов, на период испытательного срока работают в паре с наставником, проходят обучение и сдают экзамены, чтобы быть допущенными к самостоятельной работе, обязательно подписывают соглашение о неразглашении данных. На каждом этапе перемещения отмечается каждая учётная единица — короб, папка или отдельный документ — с помощью штрихкода, благодаря чему легко отследить её местоположение. Внутри архивного хранилища все документы хранятся конфиденциально, в одинаковых, никак не подписанных коробах. Единственное их отличие друг от друга — штрихкод, который является инструментом учёта. Конструкция и пропитка коробов также защищает документы от внешних физических воздействий, возможных при транспортировке. Удалённая канцелярия позволяет исключить затраты на обработку, регистрацию, проверку и внутреннюю логистику входящей корреспонденции. Высвобожденное рабочее время сотрудников можно перераспределить на исполнение профильных бизнес-задач компании.
ПРИМЕЧАНИЕ
ОСГ - лидирующая архивная компания в России и СНГ. Имея за плечами более, чем 20-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает тысячи российских и иностранных организаций. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 12 миллиардов документов в 5 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя управление как бумажным архивом - архивное хранение документов, архивная обработка документов и их конфиденциальное уничтожение, так и электронным архивом - сканирование документов, автоматическое распознавание данных и их оцифровка, создание полноценного электронного архива и многое другое.