Почему при внедрении цифровых решений в офисе по-прежнему используют бумагу и что с этим делать

Вопрос доверия и привычки

Понятно, что использование бумаги в качестве носителя информации привычнее для человека: память об исторических событиях передавалась веками будущим поколениям через бумажные носители, а первое электронное сообщение было отправлено в 60-х годах прошлого века. Мы знаем, как предотвращать и ликвидировать угрозы потери данных на бумаге, в то время как риски, связанные с использованием современных носителей, все еще велики. В каждой компании выработаны правила обмена входящей бумажной корреспонденцией, например, каждое письмо фиксируется в реестре определенным образом, сканируется и отправляется в архив, а сроки хранения установлены законодательством. Для электронных документов таких правил пока существует не так много.

Стоит отметить, что многие компании привыкли к тому, что работа с документами и их согласование все чаще проходят в электронной среде — в почте или ЭДО. Пандемия, в свою очередь, ускорила цифровизацию в разных отраслях. Использование электронных документов имеет ряд преимуществ, в частности ускоряет бизнес-процессы и делает бизнес более прозрачным. И все-таки цифровые решения не избавляют нас полностью от бумажных носителей.

Почему бумага по-прежнему используется в офисе

Каждый день в офисе появляются документы, которые не становятся юридически значимыми. Например, сотрудник не проверил документ в режиме предварительного просмотра и распечатал неверный вариант; или же он распечатал договор, чтобы взять его с собой, изучить и внести правки от руки и т. д. Для таких случаев можно использовать специальные опломбированные контейнеры для сбора документов дня. В среднем наши клиенты сдают 70 контейнеров в день. По мере заполнения они направляются на конфиденциальное уничтожение.

Иногда по привычке сотрудники копируют документы на свой рабочий компьютер, чтобы иметь быстрый доступ к данным. Или, несмотря на использование компанией электронного документооборота, сотрудники распечатывают и подшивают документы в папки, чтобы иметь их под рукой.

Другая причина, почему бумага продолжает появляться в офисе, связана с тем, что переход на «цифру» является сложным процессом и может обходиться компаниям дорого. Особенно это касается крупных компаний, где уже есть системы, простроенные процессы, которые нужно грамотно скомбинировать и интегрировать с новыми платформами.

На количество используемых бумажных носителей влияют сложности с интеграцией и обменом данными между решениями разных операторов электронного документооборота. Например, многочисленные поставщики крупного ритейлера, как правило, из разных регионов, разного масштаба и в разной степени начали цифровую трансформацию. Не все из них готовы перейти на электронный документооборот и такую систему, которая сочетается с ЭДО ритейлера. При этом каждый день магазин получает поставки, принимает товар. Сотрудник магазина каждый день подписывает документы и/или вносит правки в них.

Бумага генерируется при взаимодействии с клиентами, например, физическими лицами в точках продаж. Редко покупатели готовы подписать договор на оказание услуг электронной подписью, а исполнитель технически принять такой договор.

Кроме того, существуют типы документов, которые еще не адаптированы государством к формированию и использованию в электронном виде. Сейчас максимальный объём документов, вовлечённых в электронный документооборот, составляют счет-фактуры и первичные учётные документы, для которых ФНС уже установила форматы. Для остальных же документов, таких как ценовая спецификация, договор с контрагентом и приравненные к нему документы (например, заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт, акт сверки взаимных расчетов, претензии и т. д., работа в электронном виде не регламентирована полностью и требует проработки со стороны законодательных органов. Только в прошлом году была утверждена Концепция развития электронного документооборота, предполагающая их единую формализацию с учётом взаимодействия бизнеса и государства. В свою очередь, данный процесс осложнен вариативностью форм хозяйственной деятельности компаний, большим количеством регуляторов и отсутствием у них единых требований и проработанного плана перехода хозяйственной жизни в электронную форму.

Есть ли решение?

Уменьшить количество бумаги в офисе может помочь грамотная оценка ценности документов и использование электронного архива.

Документы, доступ к которым нужен часто, можно оцифровать и пользоваться скан-копией документов. С этого момента бумажный носитель может понадобиться в исключительных случаях, например, для предоставления в суд, поэтому его можно отправить в архив на длительное хранение. Система электронного архива является защищённым хранилищем оцифрованных документов. Как правило, оцифровка документов производится методом сканирования документов с последующим автоматическим распознаванием данных с использованием технологий машинного обучения, самообучающихся нейросетей, в исключительных случаях — с использованием ручной индексации. Функционал электронного архива обеспечивает не только быстрый доступ к данным за любой период, но и помогает усилить информационную безопасность предприятия за счёт настраиваемого доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

Использование электронного архива позволяет разместить в одном месте документы, которые образуются в разных подразделениях и филиалах. Помимо скан-копий, в электронный архив можно также подгрузить юридически значимые электронные документы и прочие цифровые данные, обеспечив хранение и доступ ко всей бизнес-информации в одном месте. Это возможно благодаря бесшовной интеграции электронного архива с системами электронного документооборота или другими учётными системами, уже установленными в организации. Таким образом, доставляя оцифрованные документы в основную учётную систему, компания решает проблему работы в нескольких окнах, хранения паролей и управления учётными записями, что экономит время сотрудников на поиск нужных документов и получение необходимых сведений и положительно влияет на информационную безопасность организации. Если компании удобнее работать в ЭДО, то сразу после оцифровки документы могут быть подгружены в ЭДО через API. Несмотря на то, что система ЭДО присутствует в большинстве компаний, мы можем наблюдать на практике, что она не является панацеей от бумаги. Полноценный переход на ЭДО займёт годы, требуя значительных усилий со стороны бизнеса и государства. При этом уже сейчас вполне реально организовать управление данными в электронном формате, даже с учетом присутствия бумажных документов в процессе.