Цифровая экономика плодит все больше бумаг

ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА ПЛОДИТ ВСЕ БОЛЬШЕ БУМАГ

Россияне не скоро перестанут носить в организации справки.

Объявленный в России переход на электронный документооборот не привел к сокращению бумажного документооборота, а даже наоборот. По оценкам экспертов и бизнеса, объем бумажного документооборота сейчас растет в стране на 10% в год и более. Таков парадокс российской цифровой экономики: чуть ли не каждый электронный документ требует особого подтверждения, согласования и подстраховки в виде бумажного носителя. Некоторые правительственные ведомства тоже жалуются на лавинообразный рост бумажной работы.

Цифровизация шагает по стране. Такое впечатление производят, например, отчеты регионов о сотнях тысяч электронных больничных, выданных за последние несколько лет: об успехах уже сообщили Ставропольский край, Курганская, Ульяновская, Архангельская, Пензенская области и др.

Воодушевляющими могут показаться и заявления чиновников о планах внедрить цифровые трудовые книжки. Минтруд запланировал упростить порядок назначения и выплаты пенсий, освободив граждан от необходимости собирать и приносить различные справки, если нужные сведения уже есть в распоряжении территориального органа Пенсионного фонда.

Но на практике отказа от бумаги не происходит, и даже, наоборот, по оценкам экспертов, которые занимаются обработкой, хранением и анализом бумажных и электронных документов, «бумаги» становится все больше и в государственном, и в частном секторах.

Динамику бумажного документооборота, если речь идет о ситуации внутри компаний, оценить сложно. Но о тенденциях можно судить по рынку аутсорсинга, когда компании передают специализированным организациям функции по хранению документации. «В части аутсорсинга прирост, измеряемый в архивных коробах с носителями информации, по нашей оценке, находится на текущий момент в пределах 10% в год», – сообщил «НГ» гендиректор компании «ОСГ Рекордз Менеджмент» Андрей Аксенов. Речь идет о документации прежде всего крупных компаний – в основном банков, страховых компаний, организаций, работающих в сфере ретейла и дистрибуции.

«Естественно, все больше и больше информации образуется и обрабатывается в цифровом виде, но бумага по-прежнему остается важным и часто незаменимым носителем конфиденциальной информации», – говорит Аксенов.

«В России мы сталкиваемся иногда с парадоксальной ситуацией (особенно в некоторых госструктурах): введение цифровых носителей информации не упрощает, а, наоборот, усложняет документооборот, поскольку зачастую электронный документооборот не заменяет, а дублирует классический бумажный», – пояснил эксперт.

По оценкам директора по развитию бизнеса компании Kyocera Document Solutions Russia Тарика Альхаурани, объем бумажного документооборота в России растет в среднем на 8–10% в год, «особенно это заметно в ретейл индустрии».

«Какой-то сводной статистики по количеству документов в масштабах страны не существует. Но если обратиться к техническим заданиям на внедрение систем электронного документооборота, то можно увидеть, что заказчики, как правило, закладывают ежегодное увеличение объемов документооборота на 10–20%. Это значение можно взять за условный ориентир», – сообщил независимый эксперт по электронному документообороту Станислав Макаров.

«То, что с внедрением электронного документооборота увеличивается расход бумаги, – парадоксально, но факт. Это связано с легкостью получения бумажных копий, даже когда в этом нет острой необходимости», – пояснил он. К слову, о необходимости постоянно писать и отправлять проверяющим органам огромное количество бумажных справок сообщал ранее и глава Минэкономразвития Максим Орешкин.

Чтобы сократить расход бумаги, параллельно с внедрением электронного документооборота нужно внедрять системы управления печатью, разрабатывать соответствующие корпоративные политики, обучать пользователей, считает Станислав Макаров.

В некоторых сферах цифровые изменения происходят медленно. Особенно это касается документов длительного срока хранения, например документов по ипотеке или историй болезни, добавил Андрей Аксенов.

Как отметил эксперт, хранение электронных документов не такое «простое и компактное», как может показаться: «На первый план выходят вопросы резервирования данных и безопасности, а также управления этими данными. В части управления данными, если речь идет о длительном хранении, нужно иметь в виду вопросы читаемости файлов, аутентичности электронной цифровой подписи, контроля оригинальности файла. Также пока нет единого принципа построения электронного документооборота в органах госвласти для обеспечения межархивной коммуникации», – добавил Аксенов.

«Как минимум 50 лет бумажные носители вообще никуда не исчезнут, – считает Альхаурани. – С течением времени они могут лишь видоизмениться, но смысл бумажного документооборота как надежного инструмента фиксирования и хранения информации останется прежним».

Хотя, как отметил замгендиректора компании SAP CIS Юрий Бондарь, сегодня существует много инициатив, которые приводят к уменьшению бумажного документооборота. «Например, это введение налогового мониторинга, подготовка к использованию в России электронных трудовых книжек, изменение в порядке предоставления командировочных документов. В разных случаях работа портала «Госуслуги» сильно сокращает бумажный оборот, а какие-то промежуточные этапы и вовсе упраздняет», – перечислил эксперт.

Курс, взятый государством на переход к электронному документообороту, все же в долгосрочной перспективе изменит пропорцию между бумажными и цифровыми носителями, ожидает Аксенов. По его уточнению, сейчас услуги по оцифровке документов наиболее популярны прежде всего среди крупного бизнеса, хотя средние и мелкие компании также стараются найти свои пути цифровизации.

«Многие компании из разных отраслей активно внедряют такие системы, но главными драйверами по-прежнему остаются промышленные компании из ресурсоемких отраслей, – добавил Бондарь. – Экономические субъекты по большей части уже готовы к безбумажному обороту либо быстро на него перейдут при отсутствии рисков. Следующий шаг – официально признать юридическую значимость электронных документов».

Многое зависит от воли первого лица, уточнил Макаров: «Известны случаи, когда губернатор просто запрещал приносить ему документы на бумаге – и все мгновенно переходили на электронный документооборот. И наоборот: когда руководитель сам работает только с бумагой, то система электронного документооборота становится потемкинской деревней – формально существует, а на деле не используется». Кстати, в коммерческом секторе, по его словам, ситуация точно такая же.