Управление корпоративными данными. Тренды 2021–2022, решения и прогнозы

В новых реалиях финансовые организации стоят перед необходимостью технологического скачка. В противном случае, есть риск навсегда остаться позади конкурентов.

Один из важных элементов для цифрового ускорения — грамотное управление корпоративными данными. Мы видим, что компании уже прошли этап полной оцифровки документов и «складирования» мертвым грузом большого объема разрозненных данных. Теперь есть понимание, что данные могут и должны работать на бизнес.

Управление документами в «новой реальности»

Два года назад основной сложностью стал вынужденный переход на удаленный режим работы. Бизнес столкнулся с тем, что бумажный документооборот для удаленных команд был выстроен неэффективно. Курьеры собирали документы и доставляли к подписантам, что тормозило рабочий процесс и несло в себе риски, в том числе доступа к данным третьих лиц. В это время в офисе копились кипы неразобранных документов, которые в дальнейшем потребовали выделения дополнительных ресурсов на их обработку.

Также, при гибридной работе увеличиваются риски несанкционированного доступа - 36% сотрудников признают, что дома они заботятся о безопасности данных меньше, чем в офисе.

Поскольку сложившаяся система в новых реалиях не позволяла эффективно работать, все компании, так или иначе, столкнулись с необходимостью реорганизовывать процесс управления документами. Например, некоторые крупные финансовые организации запустили разработку собственных систем управления корпоративным контентом (CSP).

Мы видим, что сейчас компании становятся все менее привязаны к офису и стремятся максимально сократить участие бумажных документов в бизнес-процессах, что требует от них оцифровывать весь входящий поток документов. Некоторые компании передают управление корреспонденцией и всем потоком бумажных и электронных документов на аутсорсинг.

Аутсорсинг и отношение к документам на Западе и в России

Стоит отметить, что на Западе культура ответственного подхода к документообороту более развита. Например, в европейских компаниях есть отдельная должность — Records Manager — сотрудник, который отвечает за безопасность и хранение потоков данных во всех форматах.

В России документы воспринимаются как что-то второстепенное. Например, нередко не контролируется возврат документов, таким образом, пакет документов по операции, подтверждающей исполнение работ и договоренностей оказывается неполным. В свою очередь это ведёт к действительным финансовым потерям — накоплению дебиторской задолженности, возникновению споров и т.п. При этом судебная практика указывает на необходимость документирования фактов хозяйственной деятельности — суды отказывают во взысканиях задолженностей на основании косвенных показаний ввиду отсутствия документов. Например, заключение сделки с постоплатной без подписанного акта оказанных услуг или товарной накладной не гарантирует, что деньги поступят в компанию. По сути, нивелировать эти сложности поможет строгий учёт входящей и исходящей корреспонденции.

Решая этот вопрос, бизнес-сообщество развитых стран широко использует практику передачи функции управления данными на аутсорсинг – это считается нормой. Примечательно, что такого рода услугами активно пользуются не только частные компании и предприятия с государственным участием, но и госорганы — различные министерства, больницы, полиция и т.д. При этом компании и госструктуры не просто передают документы на оцифровку и хранение, но доверяют выстраивание целой системы управления данными компаниям-профессионалам, которые конструируют систему управления актуальными, «живыми» данными на своих аутсорсинговых платформах. Как правило, для управления передаются все типы информации, существующие в компании — любые цифровые или бумажные записи.

Что касается развития рынка аутсорсинга хранения и оцифровки документов в России, мы видим, что сохраняется консервативный подход — хранение in-house, в уже используемых, собственных или арендуемых помещениях. Аутсорсингом же пользуются преимущественно крупнейшие компании с большим потоком данных. Для них это имеет очевидную выгоду в противовес выстраиванию собственной инфраструктуры.

Специфика российского рынка

Мы видим среди актуальных трендов как оцифровку входящего потока бумажных документов, так и генерацию документов в электронном виде сразу. В 2021 году компании продолжали активно переходить на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО), который позволяет перевести в электронный вид не только бухгалтерскую документацию и договоры, но и транспортные накладные, трудовые книжки и т.д. Также организации, в том числе и финансовые, все чаще внедряют инструменты для подписания документов сразу в электронном формате (КЭП и ЭП), даже при оформлении таких дорогих кредитных продуктов как ипотека.

Спрос на ЭДО продолжает расти, однако остаются препятствия для повсеместного применения исключительно электронных документов:

• Не все организации готовы перейти на ЭДО. Крупный бизнес, работая с более мелкими предпринимателями, сталкиваются с проблемой невозможности перевода всех поставщиков и подрядчиков на электронный документооборот, а что касается сектора b2c, то только малая часть населения готова — как технически, так и морально — вести свои документы в электронном виде. Поэтому крупный и средний бизнес часто вынужден поддерживать смешанный документооборот — работать как с бумажными, так и с электронными документами, вести их учёт и обеспечивать хранение в нужных условиях и с соблюдением законодательства.
• При этом на рынке отсутствует оператор, который покроет все потребности по обслуживанию документооборота в бизнесе, предоставляя услуги по хранению и управлению как бумажным, так и цифровым документооборотом.
• Для полного перехода на электронный документооборот не готова законодательная база:
  • В России государством выдвигаются конкретные требования к формированию архивов и организации архивных хранилищ. Так, в законе об архивном деле отражены правила организации, хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации, других органов госвласти и организаций. В частности прописаны требования по оснащению и содержанию архива, а также к работе с архивными бумажными и электронными документами. Соблюдение требований законодательства требует определенных финансовых вложений и наличия квалифицированных кадров, поэтому нередко затруднительны для исполнения компаниями самостоятельно.
  • На данный момент нет четкого законодательства, покрывающего все вопросы функционирования с помощью юридически значимого документооборота (ЮЗДО) и коммуникации в электронном виде финансового сектора с клиентами.
  • Не определены сроки хранения при т.н. «замещающем сканировании» — замене бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов.

Система кадрового электронного документоборота (КЭД) стоит достаточно дорого и на данный момент предполагается, что подобные затраты компании берут на себя добровольно, не имея никакой компенсации от государства. Даже если какие-то крупные компании готовы взять на себя эти расходы, они становятся постоянными инвестициями, т.к. система требует постоянного обновления.

Также мы видим, что не решены вопросы относительно хранения Big Data и умения управлять ими. Для развития рынка управления корпоративной информацией требуется подход к централизации данных, например, использование CSP-платформ, которые позволяют централизовать и структурировать данные, а также извлекать аналитику.

Сложности перехода в «цифру» для финсектора и их решение

Большую часть документов финсектора составляют клиентские досье с физлицами в бумажном виде. Из-за потребности в быстром доступе к информации, оцифровка досье является неизбежной. Вместе с размером компании растет клиентская база, соответственно, и объем генерируемых документов. Для строгого учёта документов удобнее всего оцифровывать документы на «входе», сразу после подписания, и далее помещать их в структурированную систему управления корпоративной информацией, чтобы сотрудники могли работать уже со скан-образом документа в соответствии со своим функционалом и имели оперативный доступ к информации. Что касается бумажных носителей, идеальный вариант — отправлять их на хранение в надежный архив, таким образом, изъять их из общего доступа.

Приведу пример из нашей практики. Наш заказчик — страховая компания, один из лидеров на рынке страхования жизни, здоровья и имущества, специализируется на продаже полисов через развитые дилерские сети и отдельные точки по всей России (более 80 регионов). У страховой компании ежемесячно появляется 66 000 новых комплектов документов, что составляет примерно 172 000 единиц различных документов — в состав комплекта входит страховой договор и другие документы, содержащие персональные данные. Документы генерируются у дилеров и в точках продаж самой страховой компании на бумажном носителе.

Весь поток бумажных документов поступал в офисы страховой компании, приём и обработку документов осуществляли сотрудники канцелярии и административный департамент. При этом не было инструмента, который бы позволял управлять массивом документов, генерировавшихся по всей сети точек продаж, и иметь быстрый доступ к нему.

Сейчас процесс работы с документами устроен по-другому: оцифровка всей входящей документации производится в центре обработки ОСГ Рекордз Менеджмент, на который настроена прямая доставка документов от дилеров со всей России. Сотрудники ОСГ проверяют комплектность по чек-листу и корректность заполнения всей документации, выделяя некорректные комплекты документов из всего поступающего массива. Далее скан-образы бумажных документов оцифровывают и загружают в клиентский кабинет страховой компании в защищенном электронном архиве ОСГ. Поскольку с этого момента сотрудники страховой компании работают с электронными версиями документов и к бумажным они больше не обращаются, оригиналы направляются в архивное хранилище ОСГ.

Благодаря такой оптимизации документооборота высвободилось в среднем 15% человеко-часов, и было сокращено количество штатных единиц, что позволило перераспределить ресурсы на целевые задачи бизнеса. Также выросла скорость получения информации в среднем на 250%: теперь вместо поиска данных среди папок на сервере у страховой компании есть электронный архив, где сотрудники в соответствии со своим уровнем доступа могут найти интересующие их документы за несколько секунд. Примечательно, что данный процесс может применяться не только для страховой документации, но и для любых других типов входящих документов. Перевод канцелярии в удаленный формат — масштабируемый процесс, и может быть применен для любой индустрии, не только страховой сферы, но и для банков, ритейла, ТЭК и т.д.

Прогнозы

В ближайшие несколько лет мы ожидаем:

• Уход от бумажного документооборота в сторону электронного по мере соотношения законодательной базы с ЭДО-решениями. Например, уже сейчас большинство потребительских кредитов можно оформить в мобильном приложении.
• Уже сейчас бизнесу нужна корректная, хорошо организованная работа с Big Data, которая обеспечит не просто их накопление, но и обогащение новыми данными, их актуализацию и в целом управление всем потоком информации — от момента создания единицы информации до момента уничтожения.
• Продолжат своё развитие CSP-платформы, которые собирают все корпоративные данные в одном месте. Компании удобно и выгодно иметь все данные под рукой — это позволяет в любой момент быстро извлечь аналитику, как следствие, делать актуальные выводы и принимать правильные решения. Сейчас разработку таких платформ могут позволить себе только некоторые большие компании.
• Продолжит свое развитие электронный кадровый документооборот (КЭДО) и дополнительные сервисы по его обслуживанию, внедрение в компаниях электронной подписи (ЭП) и квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• Но по ряду причин полный отказ от бумажных документов пока невозможен. Тем не менее компании будут стремиться к сокращению участия бумажных документов в бизнес-процессах. Поэтому все больше компаний будут оцифровывать документы сразу, «на входе», делая свою канцелярию удаленной и доверяя управление корпоративными данными профессионалам.

Финансовые организации будут нуждаться в более гибких, дешевых и быстро внедряемых сервисах для цифровизации взаимодействия с клиентами. По нашим оценкам, рынок аутсорсинга хранения и оцифровки документов на 100% готов к масштабной оцифровке и управлению оцифрованными данными на федеральном и даже межгосударственном уровнях.

***

Управление документооборотом и корпоративными данными в целом позволяют выстроить аналитику и сделать выводы, какие именно процессы стоит оптимизировать. Справедливо сказать, что эффективный документооборот — окно в получение необходимых данных для существования и развития компании.