Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Подготовка документов к передаче в архив будет выполнена профессиональными архивистами ОСГ с большим опытом работы.
Все этапы обработки мы проведём для вас в максимально короткие сроки.
Документы сформированы и переданы в архив, а ваш офис свободен от бумаг.
Процесс подготовки документов к передаче в архив
Для любого бизнеса жизненно важно хранить постоянно растущее количество документов в своем архиве. Перед передачей бумажных документов на хранение в архив их необходимо сначала подготовить и привести в порядок. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством.
Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера.
Архивная опись — основной научно-справочный документ, созданный для оперативного поиска того или иного документа в Архиве.
Каталогизация документов — комплекс работ по подготовке, созданию и ведению каталогов документов.
Индексация документов — система кодирования документов для их учета. Код, включающий цифровое обозначение отдела, к компетенции которого относится данный документ, и порядковый номер документа, проставляется в установленном месте на самом документе.
Порядок действий при подготовке документов к хранению в архиве
Для того чтобы вам было легче сориентироваться в количестве этапов подготовки документов к архивному хранению, архивирование документов – в собственном архиве или, используя ресурсы внеофисного хранения документов, рекомендуется ознакомиться с порядком действий:
- Экспертиза ценности документов по личному составу (полистная)
- Изъятие документов временного срока хранения из дел
- Научно-техническая обработка каждого приказа по личному составу
- Внутренние описи к каждому делу
- Переплет каждого дела
- Оформление обложки и корешка каждого дела
- Опись дел по временным признакам — постоянного и временного хранения
Обязательно нужно оформить опись документов, передаваемых на хранение. Пропуск этого этапа означает, что, когда вам понадобится получить документ из архива, вам будет сложно его найти. Если архив документов большой, и отсутствует современная, профессиональная система учёта и организации хранения документов, то велик риск не нахождения документов в архиве или вовсе их утери. Подключите профессиональный сервис в ОСГ для быстрой, надёжной, эффективной работы с документами в архиве.
Как осуществляется подготовка документов к передаче в архив
Анализ сроков хранения документов, формирование списка дел к уничтожению, подготовка акта установленного образца по факту уничтожения. Узнать подробнее
Формирование, оформление и переплет документов согласно правилам организации документов Архивного фонда РФ.Заказать консультацию
Передача документов на хранение в Госархив, конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком, организация хранения документов ОСГ из описи.Оставить заявку
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов — это определение научной, исторической, социальной и культурной ценностей, а также практической значимости данных для того, чтобы установить срок хранения каждого документа и определить, какой из них требуется передать на хранение в архив, а какой подлежит уничтожению.Результатом проведенной экспертизы ценности документа становится решение о передаче его или на хранение, или на уничтожение. Сам процесс проходит в три этапа:
- Составление номенклатуры дел;
- Формирование дел на основе определенного срока хранения;
- Выделение дел на уничтожение.
Экспертиза ценности документов в организации часто проводится с помощью внешних специалистов, но окончательное утверждение проходит только внутри компании. За процесс согласования экспертизы ценности документов внутри компании ответственна экспертная комиссия, которая состоит из квалифицированных работников компании с большим опытом работы. Это могут быть сотрудники административного отдела, бухгалтерии и архива.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно.
Выделение документов к уничтожению
Определение документов на уничтожение происходит строго после описи дел постоянного и временного хранения. При составлении акта об уничтожении документов стоит учитывать, что рассматриваться они будут в тот же период времени, когда и описи дел срока хранения документов. Каждый акт утверждается генеральным директором компании после оценки экспертной комиссии.
После согласования документы, у которых истек срок хранения, передают на уничтожение. Уничтожить документы можно двумя способами:
- Конфиденциальное уничтожение документов силами сторонних организаций;
- Силами собственной организации.
Выбирая внеофисное уничтожение документов, вы уверены в соблюдении всех требований законодательства, а также в конфиденциальности процесса. Специалисты заберут документы и доставят их с соблюдением всех мер обеспечения безопасности в центр уничтожения документов. При помощи промышленных шредеров, которые одновременно измельчают и режут большие объемы документации, эксперты избавят вас от обязанности заниматься уничтожением документов самостоятельно. После вам будет предоставлен отчет и свидетельство об уничтожении.
Передача в архив документов постоянного и временного сроков хранения
Создание собственного архива документов
Один из выходов для компании, желающей хранить документы внутри компании, это создание собственного Архива. Однако стоит всегда помнить, что архив должен соответствовать всем нормам и стандартам законодательства Российской Федерации, а именно:
- Здание должно быть сконструировано из прочного материала, хорошо отапливаться;
- Все санитарно-гигиенические требования к помещениям должны строго соблюдаться;
- Запрещено использовать столовые и пищевые склады как хранилище;
- В здании должны быть установлены системы пожаротушения, климат-контроля, безопасности;
- Помещение должно быть изолировано, но внутри обязателен пожарный выход.
Основные требования к зданиям и помещениям архива регулируются законодательством Российской Федерации. При нарушениях предусмотрена административная ответственность – наложение административного штрафа на должностные лица в размере 2000-3000 руб.
Внеофисное хранение документов
Выбирая внеофисное хранение документов, вы освобождаете себе от обязанности заниматься обустройством собственного хранилища, сокращаете расходы на помещения, оборудование и сотрудников. К тому же, внеофисное хранение документов подходит компаниям, которые хотят стопроцентной конфиденциальности.
Хранилища коммерческих архивных организаций оборудованы таким образом, чтобы доступ к информации был только у заказчика. Интеллектуальные системы безопасности, новейшие системы пожаротушения, гарантия обезличенности коробов с документами – эти моменты становятся определяющими для компаний, поставивших, например, задачу передачи в архив документов с персональными данными.
Создание электронного архива документов
Вопрос о создании электронных архивов в компании становится все более актуальным. Наличие большого массива бумажной документации, низкой эффективности и производительности работы отделов, существенных затрат на содержание собственных архивов приводит к потребности в разработке продукта, полностью отвечающего требованиям организации.
Если вы понимаете, что хранить документы для вас удобнее в электронном виде, вы можете создать электронный архив или обратиться в стороннюю организацию, которая оптимизирует и внедрит электронный архив для вас.
Преимущества внедрения электронного архива:
- Оперативность и мобильность. Все документы находятся у вас под рукой 24 часа в сутки. Вы принимаете решения быстро и эффективно.
- Гарантия надежности. К сожалению, у бумажных документов есть свой собственный срок годности и, если вас беспокоит сам факт обращения за помощью к сторонним архивным компаниям, которые займутся безопасностью ваших документов, вы можете организовать электронный архив силами собственного IT отдела. Преимущества технологии в том, что электронные документы «живут» ровно до того момента, как вы захотите уничтожить их.
- Режим мультизадачности и бесконечное количество пользователей. Вы можете работать в любом месте на любом устройстве одновременно с вашим коллегой из другого города, или даже страны.
Полезные ссылки по подготовке документов к передаче в архив
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
@osgrm