Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
При принятии решения о ликвидации компании необходимо предусмотреть передачу документов по личному составу на хранение в государственный архив и место для хранения документов временного хранения до окончания их срока хранения.
На момент ликвидации в компании есть документы, которые нужно хранить даже после того, как компания ликвидировалась (ФЗ №125 «Об архивном деле в Российской Федерации», глава 5 ст. 23, п.10»). Условно такие документы можно разделить на 3 группы:
Документы, отражающие деятельность предприятия.
Например, некоторые договоры, первичная документация.
Срок хранения этих документов регламентируется архивным законодательством РФ и может быть разным – от 1 года до 45 лет.
Например, некоторые договоры, первичная документация.
Срок хранения этих документов регламентируется архивным законодательством РФ и может быть разным – от 1 года до 45 лет.
Документы, которые подтверждают трудовые отношения между сотрудником и работодателем.
Например, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые договоры и соглашения к ним и т.д.
Эти документы нужны для подтверждения трудового стажа при начислении пенсии. Срок хранения этих документов составляет 50-75 лет.
Например, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые договоры и соглашения к ним и т.д.
Эти документы нужны для подтверждения трудового стажа при начислении пенсии. Срок хранения этих документов составляет 50-75 лет.
Документы, отображающие историческое развитие организации.
Например, приказ о создании обособленного подразделения, утверждение штатного расписания.
Срок хранения этих документов – постоянный для компаний с государственным участием и до 10 лет для коммерческих компаний.
Например, приказ о создании обособленного подразделения, утверждение штатного расписания.
Срок хранения этих документов – постоянный для компаний с государственным участием и до 10 лет для коммерческих компаний.
Если компания реорганизована, то документы этой компании передаются правопреемнику. В государственный архив документы по личному составу реорганизованной компании не передаются.
Если компания ликвидируется, то документы по личному составу передаются в муниципальный или государственный архив по месту регистрации компании в налоговом органе. Документы по личному составу (из второй группы) необходимо упорядочить для передачи в муниципальный или государственный архив, а документы временного срока хранения (из первой группы) могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив до конца срока хранения с последующим уничтожением.
Когда начинать подготавливать документы для передачи в государственный архив?
Мы рекомендуем регулярно проводить процесс упорядочения документов по личному составу ещё в период функционирования компании. Это позволит своевременно выявить недостающие документы внутри дел, и вы всегда будете готовы.
ОСГ оказывает услуги по передаче документов на хранение в государственные архивы. Архивисты с многолетним опытом подобных проектов будут представлять вас официально при всех коммуникациях с государственными архивами, подготовят дела к передаче и освободят вас полностью от волокиты взаимодействия с государственными органами и служащими.
Процесс подготовки документов к передаче в архив при ликвидации
Сомневаетесь, нужна ли вам помощь профессионалов ОСГ при передаче документов в государственный архив? Ниже мы описали поэтапный процесс подготовки документов - проверьте, насколько вы готовы к самостоятельному прохождению процедуры.
Изучение ценности документов с целью определения их сроков хранения. Одним из результатов экспертизы ценности документов станет опись дел, которая поможет выявить недостающие документы по личному составу. Наши архивисты Вам обязательно предоставят справку о недостающих документах, чтобы вам было легко восстановить их.
После определения сроков хранения документов, документы временного срока хранения (свыше 10 лет) формируются в дела – это комплексная систематизация и оформления дел по Правилам архива (должен быть соблюден порядок документов в деле, пронумерованы листы, сделан архивный переплёт, оформлены обложка и титульные листы, составлена внутренняя опись и т.д.).
Выявленные на первом этапе недостающие документы необходимо восстановить иначе кадровые документы будут неполными и могут быть не приняты на хранение в государственный архив.
После упорядочения архивных документов, необходимо отправить письмо директору архива того города, в котором зарегистрирована ваша организация, с запросом на назначение куратора от государственного архива. ОСГ составит такое письмо для вас, вам останется только подписать его.
Так как каждый муниципальный архив может иметь свои особенности приёмки документов, то от вашего архива приедет куратор и проверит корректность подготовки документов для передачи в конкретный архив. Далее куратор пишет заключение о готовности документов к проверке экспертом.
Эксперт также назначается муниципальным архивом. Задача эксперта – написать заключение для экспертной комиссии, в котором эксперт подтвердит корректность подготовки документов.
После заключения эксперта архивом назначается экспертная комиссия, которая выносит решение – принять ли документы на хранение или нет. Даже на этом этапе, после всех проверок, могут быть выдвинуты корректировки к оформлению и их придётся внедрять.
Теперь, когда архив готов принять документы, между архивом и вашей компанией заключается договор на хранение документов. Перед сдачей документов в архив необходимо оплатить госпошлину. Госпошлина не является фиксированной, цена хранения в каждом архиве разная и рассчитывается исходя из стоимости хранения 1 дела, умноженной на количество передаваемых дел.
Перед тем, как фонд будет передан на хранение в архив, ранее назначенный ликвидатор (обычно это генеральный директор, главный бухгалтер или представитель по доверенности), подписывает научно-справочный аппарат к фонду. Без НСА госархив не примет документы на хранение. Научно-справочный аппарат подготовят для вас эксперты ОСГ, вам останется только подписать его.
Только на этом этапе, когда экспертная комиссия приняла решение о приёмке документов в архив, заключен договор и оплачена госпошлина, компании назначается день для передачи документов. По факту приёмки документов государственным архивом составляется акт приёма-передачи дел, который и будет вашим гарантом того, что документы были переданы корректно и в полном объёме.
Документы временного срока хранения (меньше 10 лет) мы предлагаем хранить в архивах ОСГ до окончания срока хранения.
Переложите работы по передаче документов в архив на плечи профессионалов – обратитесь в ОСГ. Гарантированно передадим документы на хранение.
Преимущества передачи документов в государственный архив с помощью ОСГ
@osgrm