Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Конфиденциальное уничтожение бухгалтерских документов защищает ваши данные от возможности их использования мошенниками или конкурентами.
Используйте офисное пространство правильно и не несите расходы на хранение документов, которые уже можно уничтожить.
ОСГ работает во всех городах России и предлагает услугу Конфиденциальное уничтожение бухгалтерских документов любого объема.
Особенности уничтожения бухгалтерских документов
Ведение бухгалтерской документации — один из важнейших бизнес-процессов любой компании. Ежедневно в бухгалтерский отдел поступают документы самых разных типов. Но вопросы хранения и уничтожения документации не являются профильными для сотрудников бухгалтерии. Работа с архивом документов бухгалтерского отдела — отдельный, сложный пласт задач. Его масштаб обусловлен как объемом поступающей документации, так и требованиями законодательства относительно того, когда и как должно производиться уничтожение бухгалтерских документов.
Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения требует знания нормативно-правовых актов. Основная законодательная база о хранении и уничтожении бухгалтерских документов описывается двумя законодательными актами:
- Федеральный закон N 129 "О бухгалтерском учете". Обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
- "Налоговый кодекс Российской Федерации" предписывает налогоплательщикам в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
Отдельный часто задаваемый вопрос — уничтожение первичных документов. Любая проводимая компанией операция сопровождается оправдательными документами, служащими для первичного учета при ведении бухгалтерии. Соответственно, объем такой документации очень велик и нарушение своевременного ее уничтожения – чревато созданием хаоса и перегрузкой бухгалтерского архива. Важно своевременно уничтожать всю первичную документацию с истекшим сроком хранения!
Опасность несвоевременного уничтожения бухгалтерских документов
Статья 120 «Налогового кодекса Российской Федерации» гласит, что отсутствие требуемых первичных документов, счет-фактур, а также регистров бухучета является грубым налоговым правонарушением.
Государством не регламентированы максимальные сроки того, сколько должен храниться тот или документ. Оговариваются только минимальные сроки хранения. Окончательное же решение об уничтожении документов с истекшим сроком годности принимает руководство компании. Если бухгалтерский документ с истекшим сроком хранения еще может служить для подтверждения каких-либо финансовых операций, его удобно сохранить в Клиентском Портале. Таким образом документация гарантированно сохранится и будет в любой момент доступна для работы.
Аутсорсинг при уничтожении бухгалтерского архива — часть комплексной программы ОСГ по работе с документацией структурных подразделений всех сфер бизнеса.
Важно помнить: бухгалтерская документация — это и документы в бумажном формате, и электронная база данных документов. Хранение такой документации в электронном формате регламентировано статьей 29 Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете». «…средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».
Уничтожение данных в электронном формате производится с применением спецсредств, обеспечивающих удаление данных с информационных носителей без возможности их восстановления.
Бухгалтерские и налоговые документы могут служить источником Персональных данных! В этом случае их хранение и уничтожение регламентировано требованиями законодательства по работе с Персональными данными. Уничтожение кадровых документов – сложный и многоступенчатый процесс, требующий высокой квалификации исполнителей.
Преимущества клиентов ОСГ при уничтожении бухгалтерской документации:
- Сотрудники бухгалтерии освобождаются от непрофильной деятельности по обработке документации;
- Исключен риск нарушения действующего законодательства, ошибочного уничтожения документов;
- Оперативность обработки и уничтожения документов.
Как уничтожаются бухгалтерские документы
Закажите в ОСГ экспертизу ценности документов своего архива. В ходе экспертизы архивисты ОСГ опишут ваши документы и сроки их хранения.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов
Конфиденциальное уничтожение документов в центрах ОСГ осуществляется на промышленном шредере с соответствующим уровнем секретности.
Конфиденциальное уничтожение документов
Конфиденциальное уничтожение документов
После конфиденциального уничтожения документов для фискальных органов выдается акт об уничтожении. Уничтожая документы конфиденциально в ОСГ, вы получаете сертификат экоменеджмента.
Установите в отделе бухгалтерии, кабинете руководителя, финансовом департаменте, возле принтеров контейнеры для своевременного конфиденциального уничтожения бухгалтерских документов.
Полезные ссылки по уничтожению бухгалтерских документов
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
@osgrm